反社チェックで盛り込むべき項目・事前に必要な情報とは
反社チェックの実施を検討している人の中には、契約書に必要な項目について悩んでいる人もいるのではないでしょうか。必要な項目が記載されていないことで法的に有効だと認められず、企業の不利益につながりかねません。反社チェックを実施するのであれば、必要な項目を認識しておくことが重要です。必要な項目を認識しておくことで、スムーズにチェックを行なうこともできるでしょう。今回は反社チェックで盛り込むべき項目、事前に必要な情報について解説します。
契約書の反社チェックで必要な項目
ここでは、反社チェックにおいて契約書に盛り込む必要のある2つの項目について説明します。
- 表明・確約
- 反社会的勢力排除条項
それぞれ説明します。
表明・確約
契約書において、反社会的勢力ではないことを表明・確約する文言は必要な項目だといえます。取引先の素性を確認するのは実務上難しく、一度取引を始めてからはなかなか取引を打ち切ることができないこともあります。取引開始前に表明・確約に関する項目を盛り込むことで、事前確認をするだけでなく虚偽記載を理由にして取引中止や契約解除を申し出ることが可能です。表明・確約に関する内容はさまざまであり、「反社会的勢力ではない」「関係がない」「不当行為は行わない」などが挙げられます。契約書とは別に、表明・確約書として書面に残すことにより法的に有効だと認められやすくなります。
反社会的勢力排除条項
契約書に反社会的勢力排除条項を盛り込むことで、反社チェックを効率的に実施できます。この項目にチェックをつけることで、取引先が反社会的勢力だと判明した場合に催告無しで契約解除できるようになります。取引や契約後の停止や解除が重視されており、企業の損失を防ぐための重要な措置です。催告無しで契約解除をしても損害賠償などの賠償責任が発生することは無く、企業を反社会的勢力から守ることになります。自治体によっては当該項目を契約に盛り込むことを義務化していることもあります。
反社チェックで必要な情報
ここでは、事前に必要な3つの情報について説明します。
- 登記情報
- 行政処分情報
- 許認可の有無
それぞれ説明しますね。
登記情報
登記情報は企業の素性を確認する上で重要な情報なので、反社チェック時には事前に入手しておきましょう。法人登記をしているのであれば法人番号が付与されているので、インターネットで誰でも調べられます。法人番号が付与されておらず、登記情報が何も見つからないのであれば注意しましょう。
行政処分情報
各省庁のサイトでは行政処分の対象になった企業が公表されており、行政処分を受けた企業の中には反社会的勢力の可能性もあります。業種によって監督官庁が異なるので、業種に合わせた情報を事前に入手しておき、企業名と照合しておきましょう。
許認可の有無
許認可が必要な企業と取引する際は、許認可の有無を確認しておきましょう。反社会的勢力が企業運営をしている場合、許認可を受けることはほぼありません。必要な許認可の情報を事前に確認しておくことで、反社チェックを効率的に実施できます。
反社チェックの方法
ここでは、3つの方法について説明します。
- 自社調査
- 行政機関の情報照会
- 外部機関に依頼
それぞれ説明しますね。
自社調査
インターネットや新聞記事を駆使することで、自社調査によって反社チェックを実施できます。企業名と自社調査で得られる情報を照合し、反社会的勢力かどうかを判断することになります。無料で費用はかかりませんが情報が膨大過ぎるため、すべての情報を把握するのが困難だといえるでしょう。
行政機関の情報照会
暴力団追放運動推進センターなどの行政機関に相談することで自社よりも精査した情報を入手できます。行政機関の情報照会を利用するのであれば、企業名や所在地などの情報が必要になるので、事前に必要な情報を確認しておきましょう。
外部機関に依頼
調査会社や興信所などの専門的な外部機関に依頼することで、幅広い情報を入手できます。独自のルートや独自のネットワークで収集した情報を基にして、より精密な反社チェックを実施することが可能です。自社調査や行政機関で判明しない場合には、外部機関に依頼するにも検討するのがおすすめです。危険度が高い場合には今後の企業運営の影響が大きいので、早めに対応するようにしましょう。
トラブルを回避するポイント
ここでは、反社チェックにおけるトラブルを回避する2つのポイントについて説明します。
- 内容証明を残す
- 継続的に実施する
それぞれ説明しますね。
内容証明を残す
契約解除によってトラブルになった場合、判断が適切であったことを証明しなければなりません。これにより、反社チェックの調査方法や日時、結果などの内容を残しておく必要があります。内容証明を残していないことで、不当な契約解除で損害賠償請求されてしまう可能性があります。内容証明が多いほど証拠としての有効性は高くなるので、調査で入手した情報はしっかり保存しておきましょう。
継続的に実施する
既存顧客が反社会的勢力と関わりを持つ可能性も念頭に置いておく必要があります。新規取引先だけ反社チェックを実施するのではなく、継続的に実施することでトラブルを未然に防げます。継続的に実施するために、1年に1回すべての取引先に確認するなど定期的に調査をすることが重要です。
まとめ
反社チェックにおいて契約書に盛り込む必要のある項目は「表明・確約」「反社会的勢力排除条項」の2つであり、どちらも企業の損失を防ぐ上で重要です。調査する際は、「登記情報」「行政処分情報」「許認可の有無」の3つの情報を事前に準備しておく必要があります。これらの情報がすべて無い場合には、反社会的勢力の可能性が高いでしょう。反社チェックは自分でもできますが、情報を精査しきれないので行政機関や外部の専門機関の利用を検討するのがおすすめです。反社チェックで入手した情報を基に契約解除を打診することでトラブルになりかねないので、内容証明を残し継続的に調査することが重要です。
