雇用調査は探偵に依頼するのと自社調査、どっちがいい?
個人情報と密接に関係している雇用調査は個人情報保護法などにより、配慮をして行う必要があります。そもそもどんなことを調べるのか、自社と探偵に依頼するのと、どちらがいいかなど解説します。
雇用調査でわかること
従業員を雇う際に行う雇用調査、採用調査とも呼ばれていますが、どういうことを調べるものなのかよくわからず、不安に思う人もいるでしょう。まずは、雇用調査の目的やわかることを知っておきます。
会社との相性を調査
雇用調査でチェックすることは、大きく2つ考えられます。
ひとつは応募者と会社、業務内容との相性で、リファレンスチェックと呼ばれている調査です。これまでの経験業務や特性、働き方と会社がマッチしているかを確認します。職務経歴書や面接で前職での業務内容について聞き取るだけでなく、前職の上司や同僚からも客観的な意見を聞くことで、総合的な判断ができます。
応募者が指定した上司などに日時を決めて電話をかけて、実際にしていた業務内容や勤務態度、トラブルの有無についてインタビューする方法が主流ですが、最近はメールやインターネットを利用したアンケート形式で簡易的に行うところも増えています。また、リファレンスチェックは中途採用の際に行われることが多いものの、会社によっては新卒採用の配属先を決めるために学校などに問い合わせることもあります。
社員として信頼できるかを調査
ふたつ目は経歴などに虚偽がないか、応募者が金銭的、人間関係などのトラブルを起こしてないかを調べるバッググラウンドチェックです。素性調査とも呼ばれており、スキルや業務内容というよりは、人となりや交友関係など人物にスポットを当てた調査だといえます。
バッググラウンドチェックはその人の人間性や生活に関わる情報もあるので、項目については精査をしないと、法令に抵触するおそれやイメージダウンにつながりかねません。また、調査方法も電話でのインタビュー、アンケートだけでなく、聞き込み、尾行が必要な場合もあり、探偵など調査機関に依頼するケースが多くなります。
雇用調査と信用調査の違い
雇用調査はスキルチェックだけでなく、従業員として信用できるかどうかを調べる側面もあります。ビジネス社会において、耳にする「信用調査」とどう違うのか、イマイチわからない人も少なくないでしょう。
雇用に関わる調査
雇用調査はその名の通り、「雇用」するのに必要な調査のことをさし、前述したリファレンスチェックやバッググラウンドチェックが該当します。
個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」において、「従業員を雇用するにあたり、当該従業員の個人情報を取り扱う場合も当該個人情報の利用目的をできる限り特定する必要がある」と明記されており、自社で調査する際には、利用目的を通知する必要があります。
また、職業安定法第5条の4「求職者等の個人情報の取扱い」で「人種、民族、社会的身分、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事柄や思想、信条、労働組合への加入状況について個人情報を収集してはならない」と定められています。例え採用を前提としており、その目的を通知したとしても、社会的差別や基本的人権を侵害しかねない事柄については、調査から除外します。
取引先の実態を調査
信用調査は「与信調査」とも呼ばれており、主に取引先の業績や経営者の評判、資産、トラブルの有無など、数字だけではわからない実態を調査するものです。
雇用調査の対象はあくまで個人ですが、信用調査の対象は会社であるため、新しく取引を始めるときや取引を拡大するときに行うことがほとんどです。方法としては、過去のデータや実際に取引経験のある社員にヒアリングをする「社内調査」、取引先に確認をとる「直接調査」、官公庁で取引先の商業登記簿謄本や不動産登記簿謄本(全部事項証明書)を取得して、不審な変更などがないか調べる「間接調査」、探偵などの調査機関に依頼する「依頼調査」の4つが考えられます。
業績や債権といったデータはもちろん、パワーハランスメントやセクシャルハラスメント、マタニティハラスメントなど企業倫理に反するトラブルの有無も重要です。今は利益だけでなく、社会的規範や企業倫理、社内規定を守る企業コンプライアンスも求められており、SNSの普及によって、社内不正は露呈しやすくなっています。当然、イメージダウンにもつながるため、きちんと対策がされているか、仮に過去、トラブルがあったとしたら改善策が取られているかを調べることは、リスク回避の一歩といえます。
雇用調査は自社?探偵?
雇用調査といっても、様々なパターンがあります。
リファレンスチェックだけでも推薦者にメールで行うだけの簡単なものから、上司、先輩、同僚と複数の人にインタビューを行う本格的な調査があり、バッググラウンドチェックにいたっては、卒業証書の提出や現住所の確認、官報を利用した破産歴の有無、聞き込みなど、調査範囲によって様々です。
採用後の不要なトラブルを防ぐためとはいえ、応募者全員を綿密に調査するのは時間、手間、費用すべてのコストが高くなります。自社で調査できるのならそうしたいと思う人もいるかもしれませんが、問題ないのか気になります。
しっかり調査したいときは探偵に依頼
不審な点を調べるのではなく、採用するにあたって確認の意味合いで簡単なリファレンスチェックを行うのならば、利用目的を通知し承諾を得たうえで、自社で行ったほうがコスト削減にもなります。
しかし、聞き込みを必要とする本格的なリファレンスチェックや素性を調べるバッググラウンドチェックを行う際には、探偵や興信所に依頼したほうが安全といえます。
なぜ、探偵に依頼したほうが安全なのかは、2004年に警視庁から通達された「興信所が講ずべき個人情報保護のための措置の特例」の中に、利用目的の通知に関する特例措置の項目があり、「対象者が依頼者の法律行為の相手方となろうとしている者である場合で、当該法律行為をするかどうかの判断に必要な事項について調査を行うとき」と記されているためです。雇用はれっきとした「法律行為」であるため、その判断に必要であれば、探偵が利用目的の通知せずに調査をしても問題ありません。
まとめ
雇用調査は電話やメールでコストをかけずに行えるものから、聞き込みや尾行を必要とする本格的なものまで幅広くあります。
利用目的を通知する、社会的差別につながるおそれのある事項は省くなどの対策をしたうえで、簡単な調査であれば自社で行ったほうがいいケースもあります。しかし、何か不審点がある場合は後でトラブルにならないよう、きちんと公安委員会から探偵業届出証明書を得ている探偵、興信所に依頼したほうがいいでしょう。
投稿者プロフィール
- 10年以上にわたる探偵経験を持ち、調査分野のエキスパートとして認められている。これまでに手掛けた調査案件は年間200件以上にのぼり、その確かな調査力と洞察力で数多くの難解なケースを解決してきた実績を持つ。特に浮気調査や素行調査の分野で高い成功率を誇り、信頼と実績に基づいた調査を提供することを信条とし、クライアントからの高い満足度を誇る。
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