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探偵コラム

採用調査は違法にはならないの?個人情報保護と採用調査について解説します

採用調査とは主に中途採用活動の中で行われる調査のことです。対象者の学歴や職歴だけでなく、交友関係や素行調査などを行うことで採用の可否を決定する材料とします。「勝手に自分のことを調べられるのは怖い」という方もいると思いますが、企業の信用と利益を守るためには重要なものです。ここでは「合法的な採用調査」についてご説明します。個人情報保護の観点から、特定の個人を調査することはとても難しくなっています。しかし昨今は、社会的に企業も人も倫理観については非常に厳しいです。中途での人材採用をお考えの方には役立つ記事となると思いますので、最後までお読みください。

中途採用をするにあたり、「採用調査」は大きな比重を占めている

企業が業績を伸ばしていくためには、新卒者を一から教育していくだけでなく中途採用により即戦力となる人材の確保が重要です。そのための採用活動は、非常に慎重に臨む必要があります。学歴や職務経験も大切ですが、その人物が信用に足るのかどうかもポイントになります。そのために行われるのが「採用調査」なのです。

「採用調査」は、履歴書や職務経歴書だけでは見えない部分を調査する

中途採用の際に本人から提出されるのが「履歴書」「職務経歴書」になります。採用調査の際には、これらの書類に虚偽の記載がないかどうかはもちろんのことですが、本人の犯歴や破産歴、反社チェックなどのよりデリケートな項目に対しても調査が行われます。もしこのような業務に問題のある履歴があった場合、企業や業務に対する信用を失うことにもなり企業自体の存続も危ぶまれます。そういったリスクを抑えるために採用調査が必要で、近年は特に調査を取り入れる企業も増えてきています。

勝手に個人を調べられるのは怖い…採用調査と個人情報保護法

企業として、採用したい人物について調査するのは重要な事ですが、「個人情報」というものに触れざるを得なくなってきます。勝手に個人情報を調べることは個人情報の保護という観点から非常に慎重にならざるを得ません。場合によっては調査対象者が不利益を被ったり、企業と本人との信頼関係が失われてしまうことでせっかくの内定を辞退されてしまうという恐れがあります。それでは、個人情報保護法に基づく採用調査についてご説明しましょう。

採用調査を行う際には、あらかじめ本人の同意を得ること

個人情報保護法では、採用調査を行う旨と目的を相手に伝えたうえで相手の許可を得て調査をすることになります。また、本人から許可を得たとはいえ、企業側は本人からの許可を得たことを記録しなければなりません。そのため、採用調査の許可を得た旨を書面にして残すことになります。これにより、個人情報の提供を受けることが可能になるわけです。相手の許可を取らずに調査を進めた場合、個人情報保護法に抵触する可能性が出てきます。口約束だけにならないよう、書面は確実に作成してください。

業務と関係のある部分のみの調査にとどめること

思想や信条など、憲法のもとで自由が規定されているものや病歴や家族歴や出自などにも配慮を払う必要があります。思想や信条は実際の業務には関係ありませんし、出自や家族歴など本人の責任ではない部分の調査も外します。こういった差別による採用取り消しは、タイミングによっては労働契約法に抵触する場合があります。こういった注意を払うことで、企業は対象者との信頼関係を保ちつつ採用調査を進めることができるのです。

採用調査を調査会社に任せた方がいい理由

採用調査は、「リファレンスチェック」とは違いより深い個人情報を取り扱います。よって個人情報保護法などを遵守した調査が求められます。相手との信頼関係を保ちつつ調査を自社で進めることは、効率的とは言えません。そこで、現在では企業が外部の調査会社に依頼して採用調査をしてもらうケースが増えています。

自社での調査では、時間も人員も技術も足りない

採用調査をする場合、自社で行う場合は外部への支払いがありません。調査活動は自社の従業員が行います。しかし、

  • 本来の業務が滞る可能性がある
  • 人員が足りないため調査内容に制限が出る
  • 調査自体に不慣れなため、時間がかかる
  • 調査能力が稚拙なため、知らずに法律違反をしてしまう可能性がある
  • 調査方法によって対象者との信頼関係が崩れてしまい、辞退されることもある

などの観点から、自社での調査は限界があるといってよいでしょう。個人情報に関する取り扱いはより難しいものになっています。場合によっては企業イメージや信用が下がってしまう可能性もあります。企業としてもそのようなリスクを考慮して、外部の調査会社に依頼し採用調査を行うところが増えているのです。

調査会社に依頼するメリットは「法令順守」と「調査の早さ・確実さ」

まず調査会社は「調査活動のプロ」であるということです。様々な個人の素行調査の実績から、その調査技術を駆使して調査を進めていきます。聞き込みや前職の勤務先などへの確認においても、対象者のプライバシーに配慮した調査をすることが可能です。そして、与えられた時間の中で効率的に結果を出すことにも長けています。よって対象者と依頼主である企業の信頼関係を保ったまま確実で効率的な調査を進められるのです。

まとめ

ここまで、個人情報保護法における採用調査についてご説明してきました。採用調査自体は法律上違反というわけではありません。ただし、その調査内容については個人情報保護法に基づき慎重に行う必要があります。自社で行うことも可能ですが、法律違反を無意識にしてしまう可能性があるなど問題点もあります。採用調査を行うことが採用候補者の信頼を損なうものであってはなりませんので、外部の調査会社に依頼することで個人情報を慎重に取り扱いつつ調査を進めてもらう方が確実といえます。外部への支払いが発生しますので、調査会社の選定は慎重に行うことをおすすめします。まずは調査会社へ問い合わせ、調査内容などについてご相談されることです。信頼のおける調査会社と出会い、企業のよりよい採用活動のサポート役となりますことを、心よりお祈りいたします。

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