採用調査の難しさ 外部への調査依頼 メリットについて解説
企業が人材確保のために中途採用を行うことが一般化しています。中途採用は即戦力として求められるため、特にスキルや人脈だけでなく信用度も重要視されます。そこで行われるのが採用調査です。採用調査は、本人のスキルや実績などはもちろん犯罪歴や民事訴訟歴、破産歴など相手の個人情報に踏み込むような情報も範囲として含まれますので、調査は慎重に進める必要があります。ここでは、そんな採用調査の難しさや注意点について説明します。最近は外部の調査会社に採用調査を依頼する企業も増えています。この記事に採用活動の際にお役に立てましたら幸いです。
採用調査の難しさは、個人情報の多さ
採用調査は「バックグラウンドチェック」とも呼ばれます。採用時の事前調査としてレファレンスチェックもありますが、レファレンスチェックが主に実績や人柄などを調査するのに対して、採用調査は本人の犯罪歴や民事訴訟歴、破産歴などより個人に踏み込んだ内容も含みます。現代社会は個人情報保護の観点から、個人情報に関しては慎重に調査を進める必要があります。これが採用調査を難しくしているのです。
採用調査は「信用性」をはかる調査である
採用調査は、実績や人柄だけでなく「信用性」をみます。よって犯罪歴や民事訴訟歴、破産歴や反社チェックなどが含まれてきます。職種によっては逮捕歴や裁判沙汰、自己破産などがあると従事できないものもありますので、これらのチェックは重要です。さらに反社との繋がりがあれば、企業の信用を低下させ存続にまで影響を及ぼすことになります。企業としては、採用調査を行うことで将来の企業リスクを減らすという一面もあるのです。
取り扱う情報は「個人情報」が多く含まれる
採用調査の際に対象となるものは、個人情報が多く含まれます。中には自己破産のように官報に記載されるものもありますが、多くは一般には開示されないものです。よってその収集や取り扱いには細心の注意を払う必要があります。あらかじめバックグラウンドチェックを行うことを相手に伝え、書類にて了解を得ることも必要です。
中途採用における採用調査は、目的を明確にすべき
即戦力として中途採用で人材確保を目指す場合は、実績や人柄だけでなく「信用」も大きく作用します。ただし、調査項目は目的を考慮して決める必要があります。それは、取り扱う内容が「個人情報」に関するものが多いからです。採用情報という名のもとに個人のプライバシーをいたずらに侵害してはなりません。よって、採用目的によって調査範囲を明確に設定置く必要があります。信用がおける人物かどうかを調べるのは大切ですが、差別を助長するものであってはならないのです。
調査範囲は業務内容や採用調査の目的を明確にして設定する
企業が求める人材は様々ですが、多くは経験や実績を生かした「即戦力」を求めています。よって業務内容に従事する際に信用のおける人を採用するとなった場合は、その業務に合わせた調査内容を設定していきます。大きな金額を扱う仕事なのに自己破産歴があっては信用がありませんし、トラブルによる民事訴訟で訴えられていては社内外を問わずトラブルを引き起こす可能性は否定できないでしょう。しかし、相手の事情をいたずらに掘り返すことはプライバシーの侵害となり、差別や採用希望者との信頼関係が崩れる可能性もあります。よって調査範囲を厳密に設定することが必要になります。
個人情報の取扱いには細心の注意を払う
採用調査の調査項目は、個人情報に属するものが多く含まれています。当然ながら個人情報保護法に抵触しないよう、取り扱いには慎重さが求められます。個人情報の取り扱いが粗雑である場合は法律違反にあたるだけでなく、採用する側と採用希望者との信頼関係が壊れてしまいます。結果内定辞退や早期退職、ひいては企業への信頼低下も引き起こしかねません。調査だけでなく、得られた情報の取り扱いにも注意が必要です。
採用調査は相手の許可を得ることで信頼関係を維持する
採用活動においては採用する側、される側の信頼関係も大切です。転職活動は退職後だけでなく在職中でも行われます。もし採用調査の過程で先方に転職活動をしていることが分かってしまった場合、在職している職場の環境が悪化しまう可能性もあります。「職場にバラされた」ことで信頼関係がなくなってしまい、内定を出しても辞退されたり面接等を断られるという場合もあります。こうなっては人材確保のチャンスが減ってしまうわけで採用活動としては痛手となります。情報を適切に取り扱うことが、信用できる人物を採用できることにつながるのです。
採用調査を依頼する際の注意点とは？外部依頼前に知っておくべきポイント
外部の調査会社に採用調査を依頼する際には、いくつかの重要なポイントを押さえておくことが大切です。外部調査を効果的に活用するために、以下の3つの点に注意しましょう。
1. 調査の範囲と目的を明確にする
調査を依頼する際には、まずどの範囲まで調査を行うのかを明確にすることが重要です。候補者の犯罪歴や金融トラブルなど、業務に直接影響する事項だけに焦点を絞り、不必要にプライバシーに踏み込まない範囲で行うべきです。また、調査の目的をはっきりさせ、どの情報が本当に採用判断に影響するかを検討することも欠かせません。
2. 倫理的な調査を行う
採用調査では候補者のプライバシー保護や倫理的な対応が必要です。個人情報を扱う調査ですので、法律に基づいた調査方法を選び、候補者に説明したうえで行うことが、信頼を損なわないための重要なポイントです。
3. 信頼できる調査会社を選ぶ
採用調査を依頼する会社は信頼性のある会社を選ぶことが不可欠です。過去の実績や評判、料金体系をしっかり確認し、自社のニーズに合った調査会社を選びましょう。複数の会社に問い合わせて比較することで、適切なパートナーを見つけることができます。
採用調査を外部に依頼する企業が増えている
採用調査を自社で行おうとした場合には、限られた期間の中で調査できなかったり調査方法が未熟なため思うような結果が得られなかったりすることが多いものです。そこで企業が外部の調査会社に採用調査を依頼するケースが増えています。ここでは様々な点から外部に依頼して採用調査を行うメリットについてご説明します。
相手は「調査のプロ」ノウハウを生かして確実・効率的に情報収集する
専門の調査会社及び興信所は「調査のプロ」です。専門知識を生かして確実な調査結果を効率的に収集することが可能です。また、個人情報の取り扱いにも長けているので無意識の法律違反も防ぐことができます。個人情報保護に配慮し採用活動における信頼関係を維持した状態で最適な人材の確保につなげることができるのです。
料金体系や調査内容を吟味して、目的にあった調査会社を選ぶ
興信所だけでなく、現在はリファレンスチェックなどを専門におこなう調査会社も多くあります。それぞれが料金システムや調査内容などが異なりますので、複数の会社をリサーチして問い合わせ、決定するといいでしょう。
まとめ
ここまで、採用調査の難しさや外部の調査会社に依頼するメリットなどについて説明してきました。採用活動において相手の事をより理解し必要な人材を確保するためにも、採用希望者との信頼関係の維持や個人情報の取扱いは非常に大切です。そして採用活動に集中するためにも外部の調査会社へ採用調査を依頼することは必要だといえるでしょう。こういった調査を業務としている会社は多くあります。その中から企業のニーズに合った調査会社をぜひ見つけてください。人材確保の大きな手助けになると思います。
投稿者プロフィール
- 10年以上にわたる探偵経験を持ち、調査分野のエキスパートとして認められている。これまでに手掛けた調査案件は年間200件以上にのぼり、その確かな調査力と洞察力で数多くの難解なケースを解決してきた実績を持つ。特に浮気調査や素行調査の分野で高い成功率を誇り、信頼と実績に基づいた調査を提供することを信条とし、クライアントからの高い満足度を誇る。
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