探偵コラム

リファレンスチェック｜上司への頼み方と注意点を解説！

上司は採用候補者を評価する立場にあり、リファレンス先としては最適な対象といえます。リファレンスチェックを依頼する際は、適任の上司を選ぶ、最小限の労力で済むよう、段取りよくかつ丁寧に依頼する、これらに気を付けて、依頼しましょう。
この記事では、上司に依頼するのは、気が引ける、断られたらどうしよう、どうやって頼めばいいのかわからない、そんな悩みや疑問について、解説します。

リファレンス先候補の上司の選定

リファレンスチェックは、求職者が事前に上司に依頼し、上司の同意を得ます。上司の人選はたいてい求職者に任されていますから、採用につながるようないい評価が得られる人物を選定します。
頼み方も重要ですが、どんな方に頼むかも、良いリファレンスを得るのに重要です。求職者をよく知っていて、周囲や初対面でも好印象を持たれる上役が適任です。それでは、リファレンス先の候補となる上司の選定基準をみていきましょう。

依頼する上司の選定基準（関係別）

1. 現職の直属上司
2. 現職の直属でない上司
3. 前職の元上司
4. 前職の直属でない元上司
5. 会社の人事

最初に挙げられるのは、現職の直属の上司です。求職者のことを今一番理解しており、評価する立場にあるからです。求職者が転職活動をしていることを知られたくないなど、何らかの理由で現職の上司が依頼するのが難しい場合には、前職の上司に依頼します。
転職活動は現職の会社には秘密で行われる場合も多いため、前職の上司に行われる場合も多いようです。
現職や前職の上司で依頼できる方がいない、どちらも依頼するのが難しい場合に、会社の人事に依頼した求職者もいます。求職者よりも上の職位で第三者的な立場の方に、依頼できる方がいないか探してみましょう。

依頼する上司の選定基準(人物像)

1. あなたによい評価を持っている方
2. リファレンスを快く引き受けてくれる方
3. ヒアリングがある場合には、受け答えがはきはきとしっかりできる方

先方にいい印象を与えるには、上司といえども、どんな方でもいいわけではありません。リファレンスチェックにおいて、上記に挙げたようなきちんと対応できる方に依頼しましょう。

リファレンスチェックの上司への頼み方

1. 上司へリファレンスチェックの打診
2. リファレンスチェックの内容説明
3. リファレンスチェックのお礼

それでは、実際に上司へのリファレンスチェックの頼み方をみていきましょう。

①上司へリファレンスチェックの打診

最初に、求職者から上司にリファレンスを受けていただけるか、確認します。上司の人となりからどうしたら引き受けてもらえるのか考え、シミュレーションした上で、タイミングを見計らって、依頼しましょう。リファレンスチェックをよく知らない方については、理解が得られるよう、丁寧に説明します。了承を得たなら、転職先や転職会社に連絡します。
中には、採用者に辞めてもらいたくない、会社としてリファレンスチェックを出さない方針である、採用に関わることなので、重大な責任を負いたくないとの理由で拒絶される場合もあります。依頼しても色よい返事がなかったら、無理強いせず、別の方を探しましょう。拒絶される場合も考慮して、予め複数人の候補者を探しておきましょう。

②リファレンスチェックの内容説明

推薦者の上司に対して、リファレンスチェックの内容を事前に詳しく説明します。先方が求めている内容について的確に回答していただけるよう、説明します。

最初に、転職先の仕事内容について説明します。転職先はどんな会社で、どんなポジションなのか、どんなスキルや人物が求められているかなどです。
次に、リファレンスチェックに対してどのように回答してほしいかなど、回答内容の詳細を説明します。回答がアンケート方式でしたら、回答内容のたたき台を提示しておく、ヒアリングでしたら、想定問答を予め考え、共有しておきます。

③リファレンスチェックのお礼

リファレンスチェックが終わったら、結果を待たず、すぐお礼しましょう。お礼は、感謝の気持ちを伝えるだけでもいいですし、それだけでは気が引ける場合には、先方が気を使わないよう、職場で配るようなちょっとしたお土産（お菓子）のようなものを添えてもいいでしょう。上司は仕事として引き受けているわけではないので、時間と手間をかけたくれたことへの感謝の気持ちを必ず伝えましょう。

上司へ依頼する際の注意点

上司に依頼する際に注意点3つをみていきましょう。リファレンスチェックをスムーズに進めるために、重要なポイントです。

リファレンス内容をきちんと説明する

上司の方にリファレンス内容を丁寧に説明しましょう。先方の求めていることとは違う内容の回答だと、いい印象を与えません。場合によっては、回答をやり直す手間がかかります。リファレンスチェックの前にきちんと説明しておきましょう。

リファレンスチェックを内密にするようお願いする

転職活動をしていることが会社の内外に知られてしまうと、会社側から強力に引き留められるなどその後の仕事や転職活動に影響が出る場合も考えられます。秘密が守れる方に、くれぐれも内密にするようお願いしましょう。会社にわからないようにするために、会社のメールアドレスは使わないで下さい。

先方の人事と連絡を取りながら段取りよく進める

リファレンスチェックがスムーズに進むよう、転職先の人事担当または転職会社とコミュニケーションを取って段取りを打ち合わせしましょう。推薦者の上司になるべく手間をかけないよう、段取りはしっかりと行います。

まとめ

リファレンスチェックの上司への依頼の仕方と注意点について解説しました。リファレンスチェックは、先方が求めていることに的確に応え、段取りよく進められれば、何事もなく終わるでしょう。リファレンスチェックすることで、採用しても問題なしと何らかの確証を得たいと考える会社が多いようです。
リファレンスチェックを過度に恐れる必要はありません。本来の目的を果たすために、最適な上司の方に、しっかり準備した上で丁寧に依頼しましょう。