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探偵コラム

リファレンスチェックが違法になる場合がある!適切な調査方法やタイミングを解説

リファレンスチェックは、中途採用において企業と採用候補者とのミスマッチを防止する手段として有効であると言われます。もともと外資系企業では行われてきましたが近年日本企業でも取り入れるところが増え、リファレンスチェックを専門に行う会社も出てきています。しかし調査内容は「個人情報」の部分が大きいため、調査方法や収集した情報の取扱いを慎重にする必要があります。ここではリファレンスチェックでの企業における対策についてご説明します。採用については、個人情報保護法だけでなく複数の法律が関わってきます。どうぞ最後までお読みください。

リファレンスチェックとは?その特徴と長所・短所について

リファレンスチェックとは、中途採用において採用候補者の実際の実績や人柄などを調査することをいいます。主に前職の関係者にコンタクトを取り聞き取りをするという方法で、本人のスキルや人柄などについて客観的な評価を調べます。限られた時間の中で採用するかどうか判断する場合にとても有効なので、今では国内企業で取り入れるところが増えてきています。

客観的な評価が加わることで「採用のミスマッチ」を防ぐ

リファレンスチェックは、採用候補者と仕事をしたことのある人物たちからヒアリングを行います。これにより応募書類や面接などでは分からない「よりリアルな人物像」を知ることで、客観的に人物を判断できるのです。中途採用で期待されるのは「即戦力」ですから、能力不足や能力が十分でも職場環境を悪化させるような人では困ります。こういった「ミスマッチ」を防ぐために、リファレンスチェックは有効とされるのです。

個人情報が多く、使い方次第では違法となるケースもある

企業側にとって採用活動に有効なリファレンスチェックですが、運用次第では違法となってしまうことがあります。まず、前の職場へのヒアリングを採用候補者の許可なく進めた場合、個人情報を勝手に収集したとみなされ個人情報保護法に抵触する可能性があります。また、採用するとの内定を出したあとにリファレンスチェックを行った場合、この調査結果で採用を取り消すと労働契約法の「解雇権の濫用」にあたるとされる可能性があります。以上の点から、企業は違法な人物調査にならないよう注意を払うことが大切です。

リファレンスチェックを適正に行うためには企業の対策が重要

先ほどリファレンスチェックが違法となってしまう場合についてご説明しました。これで「うちの会社ではリファレンスチェックは難しいのでは?」と思った方も多いと思います。しかしリファレンスチェックを行うこと自体は違法とされてはいません。ただし企業としては、違法行為とみなされないような対策を取ることが必要です。

事前に採用候補者から調査することへの許可を書面で得ておく

リファレンスチェックにおける質問内容は、個人に関するものが多いです。本人の許可なく調査・収集すれば、個人情報保護法に違反します。よって企業としては採用時の面接などの場で、前もってリファレンスチェックをすることを採用候補者に伝えて許可を取っておくことが必要です。そして口頭で許可を得るだけでなく書面にしましょう。個人情報保護法では個人情報の取得にあたり記録を作成することが義務付けられているからです。

リファレンスチェックを行うなら、採用内定を出す前に実施する

リファレンスチェックを行うタイミングも重要です。調査を行うなら採用内定を出す前に実施します。採用内定を出した段階で労働契約を結んだとみなされます。このタイミングでリファレンスチェックを行い、この結果をもとに内定取り消しを行うと先述した労働契約法に違反するとみなされる可能性があります。企業は従業員と雇用契約を結んでしまうと簡単に解雇することは難しいので、リファレンスチェックを行うのなら内定を出す前にしましょう。このような対策を講じておくことで、採用活動において法律違反をおかすリスクを回避することができます。

自社でリファレンスチェックは難しい?外部の調査会社も増加中

中途採用において有効とされるリファレンスチェックですが、個人情報の取扱いには注意が必要であり、調査活動においてもすべてを自社で行うのは限られた時間の中では難しいです。そこでリファレンスチェックを専門に行う調査会社に依頼するという企業が増えています。それに伴いリファレンスチェックサービスを取り扱う会社も多くなっています。

リファレンスチェックは専門会社に、企業は採用活動に集中できる

専門の調査会社にリファレンスチェックを依頼することで、企業は人材の選定という本来の採用活動に専念することができます。また、第三者に依頼することで人物評価をより客観的に行えるのもメリットです。もちろん採用候補者への調査などの許可は企業側が取得すべきですし、依頼した調査会社が適切に個人情報を取り扱っているのかチェックする必要はあります。それでも「調査のプロ」に依頼できるという安心感は大きなものです。これにより企業と採用候補者との信頼関係も維持しやすくなります。

専門のサービス会社も様々、複数社から見積もりを取ろう

現在、リファレンスチェックを行ってくれる会社は増えています。「どの会社に依頼したらいいのか」と戸惑うところです。まずは調査目的や調査範囲などを企業で決め、それに沿った見積もりを複数の会社からもらうといいでしょう。必要であれば会社へ出向き、不明な点はどんどん相談してください。また個人情報の取扱いについてもチェックする必要があります。外部に依頼する上は、企業としても監督責任があるからです。調査内容や調査方法などに応じ機関や料金体系も変わりますので、自社に合った会社を見つけることが必要です。

まとめ

ここまで、リファレンスチェックを行う上で違法にならないための対策などについてご説明してきました。客観的な人物評価ができるとしてリファレンスチェックを取り入れる企業は多いです。とはいえ調査内容は、本人の人柄や仕事ぶりなどを見るもので個人情報が多く、その調査については慎重に進める必要があります。採用候補者から調査への了解を取る、調査の実施は採用内定前にするなど企業側も違法にならないような対策を取ることが必要です。リファレンスチェックについては外部の専門会社に依頼するのもひとつです。豊富な経験を持つ会社に調査を依頼することで、企業は人材の獲得に集中することができます。会社でぜひ中途採用をご検討しているのであれば、ぜひリファレンスチェックの実施を採用活動に加えることもおすすめします。

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