リファレンスチェックをだれに行うべき？依頼先としておすすめの人とは？
リファレンスチェックは応募者の人となりや能力などについてより詳しく知るために、関係者に調査する手段のことです。ここで問題になるのは、誰に依頼するかという点です。候補者のこと、特に仕事面について精通している人に話を聞きましょう。
リファレンスチェックの依頼先
リファレンスチェックを行うにあたって、誰に話を聞くか、人物選定を最初のプロセスとして行う必要があります。基本的には候補者の勤務先の関係者が最初に上がってくるでしょう。
職場の関係者
職場の関係者であれば、候補者の人となりや仕事の能力などに熟知しているでしょう。その中でも最初に依頼すべきなのが直属の上司でしょう。候補者を直接評価する立場にあるので、仕事の能力や実績についても詳しくわかります。ただし、もしかすると候補者が職場に内緒で転職活動していることもあるかもしれません。候補者が転職しようとしていることを知り、根強い反発を受ける場合もありますので注意しましょう。
リファレンスチェックは公平を期すために、複数の人間に話を聞く必要があります。そこで同僚にも話を聞くのが好ましいです。上司の場合上下関係になるので、候補者のすべてを把握しているわけではありません。同僚はもしかすると候補者の上司の知らない一面を知っているかもしれません。基本は上司と同僚の両方から情報を得るのが理想と考えましょう。
転職を内緒で行っている、しかも知られたら強い反対にあうというのであれば、上司や同僚に依頼するのは難しいかもしれません。その場合に候補者の部下に話を聞く方法を検討しましょう。部下であれば、候補者の転職活動を知っても会社に黙ってくれるかもしれません。
職場には聞きにくい場合
転職を内緒で行っている場合、現在の勤務先にお願いするのは難しいかもしれません。そうなると次善の策として、会社以外の人物に候補者の人となりについて聞く必要が出てきます。例えばもし候補者が何度か会社を転々としている場合、いまではなく以前に勤務していた会社の関係者に話を聞く方法が考えられます。
その他には候補者がお付き合いをしていた取引先やクライアントに話を聞くのも選択肢の一つです。彼らであれば仕事上の付き合いがあるので、候補者の仕事ぶりなどもよく知っているでしょう。しかし、これは現職や前職の関係者にどうしても話を聞けなかった場合の保険くらいに考えておきましょう。取引先やクライアントの場合、会社関係者と比較して仕事上の一面しか知らない可能性が高いからです。
仕事の関係者が難しければ、学生時代の関係者に依頼する方法もあるにはあります。学生時代の友人や大学時代の教授などです。しかし友達の場合、ネガティブな情報を言うことはまずないでしょう。今でも付き合いがあれば、候補者から口止めされることも考えられます。教授の場合も教え子なので候補者に配慮してしまう恐れもあります。学生時代の関係者の場合、候補者の人間性についてはいろいろと話は聞けるかもしれません。しかし仕事ぶりについてはよくわからないでしょうから、満足できるリファレンスチェックはできないかもしれません。
リファレンスチェックを依頼されたら？
リファレンスチェックは勝手に行うと個人情報保護法違反に問われる可能性があります。そこでまずは候補者に事前に調査を行う旨を説明して、同意を取り付ける必要があります。そこから話を聞く流れについて簡単にまとめましたので参考にしてください。
事前に関係者に話しておくこと
通常リファレンスチェックの依頼は、企業もしくは応募先が外注している専門の調査会社から連絡が行きます。もし何もしないと聞き取りの対象になっている方は、いきなりリファレンスチェックの協力の依頼がくる形になります。これではびっくりするでしょう。
そこで一般的には候補者自らが、聞き取りの対象になる人たちにきちんと前もって説明することです。「リファレンスチェックという自分のことについていろいろと聞かれる依頼が来ると思うので、自分の転職活動のために協力していただけませんか？」と伝えておきましょう。そうすれば、相手も前もって理解しているので引き受けやすくなります。もしかすると相手がいろいろな問題で調査を引き受けられないといわれることもあるでしょう。その場合その旨を応募先に説明しておけば、調査対象をすぐに変更できます。
注意事項を伝えておく
候補者自らが調査対象に依頼するにあたって、注意点があればそのことも前もって伝えておきましょう。例えば現在勤めている職場に内緒で採用試験を受けている場合です。例えば上司や同僚に内緒で部下にお願いしたと仮定します。ところが部下がその事情を知らずにリファレンスチェックの質問が難しくて、ほかの人に相談すればまわりまわって上司や同僚の耳に入ってしまうかもしれません。このような場合「ほかの人に話したり相談したりしないように」と伝えておくと安心です。
お礼を伝えよう
リファレンスチェックに協力してもらったのであれば、その人にお礼を伝えましょう。調査では結構いろいろと質問されますし、中には難しい設問もあるので結構時間をかけないといけません。忙しい中協力してもらったことに関する感謝の気持ちを伝えましょう。メールでもかまいませんが、できれば電話で直接感謝の意を伝えるのが理想的です。お礼するときに何かお土産を持っていった方がいいのでは、と考える人もいるでしょう。しかしお土産のようなものを持っていく必要まではないでしょう。
まとめ
リファレンスチェックでは、候補者の関係者にいろいろと話を聞く形になります。そこで誰に話を聞くかは重要なポイントです。仕事ぶりや人となりについてよく知っている職場の関係者に聞くのが好ましいです。しかしもし転職活動していることを内緒にしている場合、職場に知られたくないと思うでしょう。その場合にはリファレンスチェックを行うといわれたときに現在の職場には聞かないでほしいと明確に伝えましょう。ここで紹介したように現職の関係者以外にもいろいろと話を聞く相手はいるので、必要に応じて応募先と調整を進めてください。
