リファレンスチェックの依頼方法とは？メールの場合について解説
最近はリファレンスチェックを行う会社も増えてきました。そのため、どのようにするのか、依頼が来たらどうすればいいのかなど考える人も増えてきたのではないでしょうか。また、リファレンスチェックについて興味を持ったという人もいるでしょう。そこで、リファレンスチェックの中でもよくある方法として、メールで行う場合をピックアップしてみました。ここでは、リファレンスチェックをメールで行う場合についてのその流れ、依頼する場合や依頼された場合の内容についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
リファレンスチェック依頼～実施の流れ（メールの場合）
リファレンスチェックとは、応募者の上司や同僚を対象に応募者についてヒアリングする調査です。外資系の企業ではよく行われていますが、日本の企業ではまだ一部で行われている程度であるといわれています。リファレンスチェック依頼には、採用企業が行う方法と、リファレンスチェック専門のサービスを使って行う方法があります。その中でも、採用企業が応募者の推薦者にメールで行うときの流れについて解説します。流れは次のとおりです。
- 説明・同意
- 依頼・同意
- 推薦者の連絡先
- 質問の決定
- メールで実施
応募者に実施の説明
リファレンスチェックを行う場合は、採用企業が推薦者と連絡を取る前に、応募者にリファレンスチェックの実施の説明を行い、合意を得ることから始まります。リファレンスチェックのタイミングとしては、内定の前後に行われます。合意を得た旨はメールや電話ではなく、書面で取り付ける必要がありますので注意しましょう。
応募者の推薦者に依頼
応募者の合意を得たら、採用企業からもしくは応募者からその上司や同僚などの推薦者にリファレンスチェックの依頼を行います。依頼を断られることもあるでしょう。困難であるときには、応募者の事情を考慮しながら、推薦者を再選定します。
なお、外資系の企業の場合は、英語で質問されることが多いため、推薦者として選ぶなら英語力のある人物を選ぶことが必要です。
応募者から推薦者について報告
応募者からリファレンスチェックの依頼をした場合、承諾した推薦者については、本人の連絡先を採用企業に報告します。メールアドレスや携帯の電話番号などです。なりすまし防止の観点から、推薦者の名刺があるといいでしょう。
リファレンスチェックの質問を決める
リファレンスチェックの目的にあわせて質問項目を決めます。適切な情報を引き出すために行われるため、「質問が上手くできず、欲しい情報が得られなかった」ということがないように慎重に選ぶことが大切です。
リファレンスチェックの実施
採用企業から推薦者のメールアドレス宛てに、リファレンスチェックの質問内容が記載されたメールを送ります。メールでは本人確認が重要です。推薦者の名刺に記載のある会社のメールアドレスに送ることで、本人確認の役割にもなりますが、偽造することができないともいえません。セキュアな環境で本人確認書類をもらうことができれば、その方法で本人確認を実施しましょう。
リファレンスチェック依頼をメールでするときのポイント
採用企業から「リファレンスチェックをするので、推薦者の連絡先を教えてください」と言われたら、応募者が推薦者を探します。どのようにすればいいのでしょうか。
転職などの場合は、応募者が伏せて活動していることが一般的です。現職の上司や同僚にリファレンスチェックを頼むことがしづらいケースが多くあります。そのため、推薦者として前職の関係者や大学時代の恩師や友人などが候補にあげられます。
その場合は、電話や会って直接話す方法もありますが、まずは、メールでの案内から始めることもできます。応募する仕事の内容や、リファレンス先の企業のことについてわかりやすく伝えることが可能です。こちらでは、応募者が推薦者として考えている方に、リファレンスチェックを依頼する際のメールのポイントについて解説します。
依頼や相談内容はわかりやすく
推薦者になってもらいたい人に内容を伝えて、現在仕事を探しているがリファレンスチェックをお願いできないかという内容をメールでわかりやすく伝えましょう。
- 現在転職活動中であること
- 応募した企業からリファレンスチェックの連絡があったこと
- リファレンスチェックについての、簡単な説明
- 引き受けていた抱きたい理由
引き受けてもいいという連絡をもらったら、さらに詳しい内容を伝えるというスタンスをとります。その際には、可能であれば、自分の職務経歴書を添付する方法もありますが、まずは「リファレンスチェックを引き受けて頂く際に必要な情報があればお知らせください」といった言葉を入れてみてはいかがでしょうか。
期日もしっかりと明記する
メールでお願いする場合は、期日も明記します。自分のために貴重な時間を頂くことになるため、スケジュールを空けてもらうことができるのかは重要なことです。さらに、正直に回答してもらうことはもちろんですが、平凡な回答ではなく自分のアピールに繋がるということを意識して回答してもらわなければならないことも伝えておきましょう。いかに人柄が良く、採用企業にピッタリであるかを伝えることが目的であるからです。
必ずお礼のメールを入れる
結果を待たずに、リファレンスチェックが終わったらお礼のメールをしてください。採用できなかったことも考えれば、連絡しづらくなることもあります。また、ご厚意で引き受けてくれたのにあまりお礼しすぎるのもよろしくないかもしれません。美味しいお菓子や好物を送るのがいいでしょう。
リファレンスチェック依頼のメールが来たら
応募者が希望する採用企業からリファレンスチェック依頼のメールが来たら、推薦者はどうすればいいのでしょうか。今度は、推薦者側目線で考えてみましょう。リファレンスチェックを引き受けたら、事前に応募者と採用企業の内容について、しっかりと把握しておきましょう。自分のことではないとは言え、引き受けたのですから「こんなはずではなかった」とならないようにしてください。リファレンスチェックの質問内容は、以下のとおりです。
- どのくらいの付き合いか
- 彼（彼女）の強みについて
- どのくらいのタスクをこなし方
- 困難に対しての立ち向かい方
- 上司・部下・同僚との関わり方
- 実績について
採用企業は、面接や書面では得られなかった応募者の情報について、知りたがっています。第三者から見た情報をもとに、今後企業で働いていくにふさわしい人物かどうか確認していきます。
そのため、回答の際は無理のない範囲で協力する気持ちでいるのがいいでしょう。伝えるときの注意する点は次のとおりです。
- 対象者を中心に本人について
- 実績ではエピソードを交えて詳細に
- ありのままの真実
本人のことをメインにして伝えましょう。つい自分のことを伝えてしまう方がいるようです。また、応募者の実績では、数字的なことだけでなくどうやって乗り切ったのか、リーダーショップや仲間との協調性などを含めて詳細を伝えます。いい印象を与えるために、大げさに話を盛ったり脚色を交えたりするのは止めてください。フィードバックした時に、誤差があればかえって不信感を抱かせることになります。十分に注意しましょう。
まとめ
こちらの記事では、リファレンスチェック依頼について、メールで対応する部分をピックアップして解説しました。リファレンスチェックは、応募者にとってアピールできる場でもあります。活かしていくためにも、依頼するメールは重要なポイントです。アフターフォローも大切で、リファレンスチェック依頼に必要なものは、学歴や職歴に限らず人としての誠実さや優しさでしょう。
どんな内容でも解決すればいいというわけではありません。リファレンスチェックの場合、転職成功の鍵となれば、退職後のつながりも繋がっていきます。メールを利用して、スムーズに取り組めたらいいのではないでしょうか。ぜひ検討してみてください。
