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探偵コラム

リファレンスチェックはどうやってやるの?実際の流れや方法とは

中途採用でリファレンスを検討している人の中には、実際の流れや方法について知りたい人もいるのではないでしょうか。リファレンスチェックは個人情報に関する調査となるので、情報の取り扱いに注意しなければなりません。実際の流れや方法を把握しておかなければ、そもそもリファレンスチェックを行なうことはできないでしょう。ここでは、リファレンスチェックの流れや方法、現職関係者が知らない情報を入手する方法について解説します。リファレンスチェックを検討している人は、ぜひ参考にしてください。

リファレンスチェックの流れ

ここでは、リファレンスチェックを実施する際の4つの手順について説明します。

  1. 実施するタイミングの検討
  2. 同意を得る
  3. 推薦者の選定
  4. ヒアリングを行なう

それぞれ説明しますね。

1.実施するタイミングの検討

リファレンスチェックを実施するのであれば、まずは実施日などを決めなければなりません。実施するタイミングは内定前後になりますが、現職関係者の都合などもあるので早めに予定を擦り合わせるようにしましょう。リファレンスチェックは応募者の虚偽申告や経歴詐称の有無の確認となるので、内定告示前に実施することがほとんどです。

2.同意を得る

リファレンスチェックを無許可で行なうことで個人情報保護法に抵触する恐れがあるので、応募者の同意を得る必要があります。応募者に同意を得る際、実際の流れなどを説明するだけでなく、調査同意書にサインしてもらうようにしましょう。後になって「同意を得ていない」と言われてしまわないように、書面に書き残しておくことが重要です。

3.推薦者の選定

応募者に同意を得られたら、リファレンス先となる推薦者を選定することになります。推薦者は応募者の現職の同僚や上司などの関係者がほとんどです。推薦者を選定する方法は2種類であり、

  • 応募者が探す
  • 企業側が探す

となります。

応募者が探す場合、仕事で関係性が深い上司や同僚から2名以上を選ぶことがほとんどです。外資系企業によるリファレンスチェックの場合、英語で質疑応答することもありますので英語力がある人物を選定するようにしましょう。

企業側が探す場合、自社ではなく調査会社などの外部に委託することもあります。勤務先への連絡によって応募者の仕事での交流関係を割り出し、関係性が深い人物にリファレンスチェックを行ないます。

4.ヒアリングを行なう

推薦者が決まったら連絡を取り合い、さまざまな方法でヒアリングを行ないます。ヒアリング内容は実施する企業によって異なりますが、仕事での勤務態度や実績、評価など共通していることがほとんどです。ヒアリングは口頭だけでなく、WEB上で実施されることもあります。

リファレンスチェックの方法とは

リファレンスチェックの主な方法は2つとなります。

  • 企業側がリファレンスチェック先を探す
  • 応募者がリファレンスチェック先を探す

それぞれ説明しますね。

企業側がリファレンスチェック先を探す

実施する企業側が主導でリファレンスチェック先を探すことで、応募者の必要な情報を入手することになります。応募者に対して直接実施する方法と探偵などの外部機関に委託する方法があり、直接実施することでコストを抑えられますが、時間と労力がかかることになります。また不慣れなことにより、必要な情報を入手できないだけでなく、違法性を問われかねないヒアリングをすることもあるでしょう。探偵は一般人よりも法の知識に長けているので、違法性を問われるようなヒアリングをほぼ行ないません。効率的に調査できるのでスムーズに必要な情報を入手でき、調査を受ける企業へのフォローもしてくれます。

応募者がリファレンスチェック先を探す

応募者が企業側に調査を行なう先を指定することもあります。基本的には現職の勤務先となり、2名以上の上司や同僚を指定することがほとんどです。1名だけではなく2名以上を指定するのは、1名だけの場合は応募者への先入観や偏見によって情報が伝えられかねないからです。応募者の役職や立場によって、上司ではなく部下が指定されることもあります。応募者が採用側に実施先を指定したら、あとは企業側が方法を検討することになります。現職に事前に伝えていないことで情報が伝えられない可能性もあるので、事前に関係者には詳細を伝えておきましょう。

現職関係者が知らない情報を入手するには

企業がリファレンスチェックを行なう際、探偵に依頼することもあります。企業はリファレンスチェックで応募者の普段の行動や交友関係を把握したいこともありますが、現職関係者であってもそこまでの情報を把握していないこともあります。探偵であれば、これらの情報を入手することが可能であり、実際の調査方法は2つあります。

  • 素行調査
  • 身辺調査

それぞれ説明しますね。

素行調査

探偵は「尾行」「張り込み」を駆使した素行調査により、応募者の普段の行動だけでなく、交友関係を把握することが可能です。これらを精査することで応募者の人柄や性格なども判明し、中途採用しても問題ないかの指標にもなります。素行調査は私感が入ることはありませんので、公平に人間性を判断することが可能です。応募者の人間性などを把握できますが、すべての情報がわかるわけではないので、身辺調査も併せて行なうことでより正確な情報を入手できるでしょう。

身辺調査

探偵は「聞き込み」での身辺調査により、応募者の経歴や実績を調べることが可能です。リファレンスチェックでは個人情報保護以外にも、差別に関するヒアリングが懸念されることもあります。探偵は探偵業法に準じた内容のみ聞き取ることになるので、トラブルを招くリスクを抑えることもできます。トラブルを引き起こしてしまっては、必要な情報が入手できなくなるかもしれません。トラブルにならないように応募者の経歴や実績を探る際には、探偵による身辺調査が有効だといえます。

まとめ

リファレンスチェックは実施するタイミングを決めてから、応募者の同意を得てから推薦人を選定することになります。推薦人は応募者の上司や同僚などの現職関係者であることがほとんどであり、勤務態度や実績・評価をヒアリングします。推薦人となるリファレンスチェック先は企業側と応募者がそれぞれ探す2つのパターンがあり、打ち合わせによって決めることがほとんどです。企業がリファレンスチェック行なう場合は探偵に依頼することもあり、「尾行」「張り込み」「聞き込み」によって現職関係者も知らないような情報を入手することが可能です。

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