リファレンスチェックのお礼メールとは？必要性について紹介
リファレンスチェックとは、応募した企業から応募者についての、経歴や人柄についての照会のことです。外資系の他、日本企業でも最終面談の後に行っています。リファレンスチェックを行う推薦者は、応募者のために責任を持って受けてくれた方ということになります。そんな推薦者のためにリファレンスチェックが終わった際は、お礼のメールをすることが大切です。こちらでは、リファレンスチェックのお礼メールとは何か、その必要性について解説します。
リファレンスチェックのお礼メールとは？
リファレンスチェックでは、応募者以外の第三者を推薦者とし、応募者についての様子を確認します。採用に一歩近づく重要なことで、応募者が面接ではアピールできなかった部分を伝えることができます。こちらでは、リファレンスチェックのお礼のメールの目的や必要性などを紹介します。リファレンスチェックとそのお礼について考えてみましょう。
なぜお礼メールを送るのか
リファレンスチェックは、採用結果を左右する大切なプロセスです。結果の内容に関わらず、そのような責任のある推薦者を担ってくれたことに対して、感謝を伝えることを忘れないようにしましょう。今後、また転職をするかもしれません。そのような人脈を作っていくことも必要です。
どんな人が推薦者になるのか
リファレンスチェックでは、どんな人が推薦者として選ばれるのでしょうか。企業側が選ぶ場合と応募者が選ぶ場合がありますが、応募者が選ぶ場合は、上司や同僚という場合が多いです。転職に理解がある人でなければ頼むことができないでしょう。中でも、応募者のことを良い印象で思っている人や優秀で礼儀正しく話せる人を選びます。また、引き受ければ新しい経験が自分にもプラスになることがわかっている人は引き受けてくれる確率が高いです。
お礼メールは忘れずに
リファレンスチェックの推薦者を引き受けてくれた人は、善意を持って協力してくれます。キャリアの後押しをしようという気持ちです。お金で解決するのは、相手に失礼かもしれません。リファレンスチェックに協力してくれた人には、心のこもったお礼のメールは忘れずに行いましょう。
リファレンスチェックのお礼メールの注意点
リファレンスチェックのお礼メールをする場合は、注意点がいくつかあります。ただお決まりのお礼メールで済ますのではなく、実際の状況とよく照らし合わせて、慎重に送信しましょう。お礼メールをするときの注意点は以下のとおりです。
お礼メールは24時間以内に送る
お礼メールは、手紙やはがきよりも早く相手に届けられる便利な手段です。リファレンスチェックが終わった後は、すぐお礼メールを送信しましょう。親しい関係である方なら、お礼メールだけでも気持ちが伝わりますが、メールはあくまでも略式の方法です。目上の人や社外の人に宛てて伝える場合や、成功した場合などは、お礼メールを送ったあとにお礼状を送るのが礼儀であり、好印象を与えます。
後日採用結果を報告する
後日に結果が出たら推薦者に報告します。採用が決まった場合に、協力のお礼を伝える場合は、推薦者の心遣いでどのように成果を上げることができたのかなどを添えるのを忘れないでください。相手は、きっと役に立てたことがよくわかり満足してくれるでしょう。
お礼メールに返信がきたら忘れず返信する
お礼メールを送信したあとに、相手から返信が来るときがあります。副業先のシフトが入りすぎてしまうと、体調に不調が出るなど本業にも支障が出る場合があります。副業を認めていない会社の理由として挙げられるのが、本業に支障をきたすことです。本業に支障が出ないようにシフトを入れるなど、バランスをとるようにしましょう。
マニュアル通りの文章にならないようにする
お礼メールの文面のマニュアルや例文を見かけますが、決まり文句ばかり並べた文章にならないように気をつけましょう。形式通りの文章では、感謝の気持ちがよく伝わりません。例文を利用する場合は、文章の一部に自分なりの感謝の気持ちをちょっと添えるだけで印象が変わります。
リファレンスチェックのお礼メールの仕方
リファレンスチェックが無事に終わった後は、必ず推薦者にお礼のメールをします。貴重な時間をいただいた推薦者の方には、必ずお礼を述べましょう。さらに後日、内定を報告することができれば、必ず喜んでもらえます。お礼のメールをする場合の、書き方や内容は次のとおりです。
- 件名は「リファレンスチェックのお礼・氏名」とし、宛名は会社名を入力する
- 本文は志望度と熱意をアピールした内容がいい
- 本文はできるだけ簡素化にする
- 最後に署名を書く（所属・氏名・メールアドレス・電話番号など）
お礼のメールでは、推薦者がひと目見てわかるようにする必要があります。件名には、何のメールなのか、誰が送っているのかを必ず入力するように書くのが一般的です。
成功した時のお礼の仕方は次のとおりです。
- ランチをおごる
- 高価すぎないプレゼントを用意する
お礼メールは、送るタイミングが遅くなればなるほど効果がありません。リファレンスチェックが終了した当日中にメールを送りましょう。リファレンスチェックが無事に終わり、採用結果が出たらその旨を伝えします。成功したら、推薦者の好きな食事をごちそうしたり、ちょっとしたプレゼントを差し上げたりするのもいいでしょう。
まとめ
こちらの記事では、リファレンスチェックの推薦者として受けてくれた人へのお礼のメールについて解説しました。リファレンスチェックは、普段の自分を知っている人や前向きなことを行ってくれる人などを選びます。しかし、親しい間柄でも、必ずお礼のメールは忘れないようにしましょう。結果を伝えるなど、アフターフォローも重要な仕事です。
そのため、お礼のメールは必ず行ってください。リファレンスチェックは、コミュニケーション力や社会人としての信頼が重要な要素です。自身の社会経験や仕事の取り組み方がスキルとしてなりえる場合があります。そのため、転職の際のリファレンスチェックについて把握しておくことが大切です。
