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探偵コラム

面倒な採用調査(リファレンスチェック)を代行するサービスとは?

中途社員の採用は、即戦力となるため採用担当者にとって、重要な業務のひとつです。
履歴書や職務経歴書、数回の面接だけでは、採用候補者を表面的にしか理解できません。
また、近年では、採用面接がオンラインに移行したこともあり、対面のコミュニケーションが難しくなっています。こうしたことから、採否の判断を難しく感じている方もいると思います。
そこで、リファレンスチェックを使うことで、候補者の人柄や働き方を深く理解することができます。
外資系企業やIT系企業で活用されることが多く、中途採用やグローバル人材の登用、最近では新卒採用での利用も増えています。

リファレンスチェックについて

リファレンスチェックの目的

1.ミスマッチを防ぎ、採用リスクを減らす

自社が求める人物像と異なる候補者を採用した場合は、教育コストが大きくなる可能性があります。
また、候補者自身も入社後にパフォーマンスを発揮できないと、お互いにとってマイナスな結果になりかねません。
リファレンスチェックの実施は、候補者の実績や求める働き方、社風との相性などを、より正確に判断する材料になります。

2.普段の人柄や働き方の確認

面接などでは、候補者と話す時間が短いため、採用担当者が得られる情報は限定的です。
仕事の進め方、コミュニケーションの取り方、休日出勤や残業の有無など、面接で確認できないことも多くあります。このような情報を第三者から回答してもらうことで、より客観的に見ることができます。そこから、候補者の人柄などをより詳しく知ることができるでしょう。

3.履歴書と事実を照合

本人の申告内容との照合により、候補者の経歴や学歴詐称などを防ぐことができます。

4.候補者のスキルや経験のギャップを把握する

たとえば、英語でコミュニケーションが取れるといっても、面接だけではそのレベルを把握することは困難です。日常会話での英語力と実務上では異なるからです。
こういったスキルや経験についても、細かく見ることができます。

5.候補者の申告外の事項を確認

候補者の前職での問題や休職経験などは、採用する企業にとっては事前に知っておきたい情報です。
しかし、応募書類や面接で直接確認しづらい内容を確認できます。

リファレンスチェック実施の注意点

1.個人情報保護法の理解

第2条第3項に定められている「要配慮個人情報」は、特に注意が必要です。

  • 人種
  • 信条
  • 社会的身分
  • 病歴
  • 犯罪の経歴
  • 犯罪により害を被った事実

また、要配慮個人情報の取得には、必ず本人の「同意」が必要です。
そのため、採用調査では、本人の同意なく個人情報を取得することはできません。

2.リファレンス先から断られた場合を想定する

業務の都合を理由に、リファレンス先から協力を拒否されるケースも考えられます。
このような状況も踏まえ、候補者からリファレンス先を複数紹介してもらいましょう。
時間の都合上、電話やオンラインでのリファレンスチェックには協力できないケースも少なくありませんので、オンラインアンケート形式での質問のやりとりが行えるサービスの検討も必要です。

3.リファレンスチェックの結果は、判断材料の一つ

候補者がリファレンス先を紹介する場合は、よい回答をしてくれそうな人物を紹介するでしょう。
また、回答者が必ずしも候補者のことを、正直に回答しているとも限りません。
リファレンスチェックは、面接での評価を第三者からの回答と照らし合わせ、総合的に判断することが大切です。

4.リファレンスチェック後の採用判断は慎重に

リファレンスチェックは、実施後に不採用判定を行なった場合、企業のイメージダウンにつながる可能性があります。
そのため、リファレンスチェックは最終選考前の候補者などで、採用見込みの高い人材に対して実施するとよいでしょう。
法律では、企業が内定を出した時点で、労働契約が成立したとみなされ従業員となります。
もし、リファレンスチェック後に経歴詐称などが発覚すれば、内定取り消しなどの手続きが必要になるため、内定を出す前段階での実施をお勧めします。

リファレンスチェックサービスについて

リファレンスチェックは、採用する方法、ポジション・職種によっても様々で労力がかかるものです。
特に日本では、リファレンスチェックの習慣が根付いていないこともあり、デリケートな行為といえます。
そこで、リファレンスチェックを効率よく実施するために、リファレンスチェックサービスを利用するケースが増えています。
また、Webサービスであれば、安価で簡単にリファレンスチェックを実施でき、オンライン完結でリファレンスチェックを行うことも可能です。

目的別のサービス

リファレンスチェックの導入方法として、代行サービスは比較的手軽に行えるものです。
リファレンスチェックは自社で実施することも可能ですが、チェックのノウハウがなければ必要な情報を得ることは困難です。また、応募者の同意を得るなどの、個人情報の取り扱いにも注意が必要となります。
リファレンスチェック代行サービスを利用するうえでは、目的に合ったサービス選択が必要です。

【サービスの主な特徴】

  • (1)候補者の理解を深める
    入社後のミスマッチ防止や、オンボーディングを活用するのに利点があります。
    採用候補者と自社のカルチャーの相性を見極めることは、即戦力化に貢献するものとなります。
    チェック後のレポート分析やサポート体制が充実していれば、候補者の理解を深めることができます。
  • (2)効果的な質問設計
    効果的な質問設計の手軽さに、強みのものがあります。
    レポート結果に基づいた質問項目や、職種ごとの設問テンプレートが用意されているものです。
  • (3)トラブル防止やリスクヘッジ目的
    リスクの高い人物や問題のある人物を、検知する目的です。

リファレンスチェックサービス(代行)の流れ

リファレンスチェックサービスを利用するときの流れは、以下のとおりです。

  1. 採用候補者に、リファレンスチェック実施の説明して合意を得ます。
    合意を得た旨は、必ず書面で記録します。
  2. リファレンスチェックでの質問選定
    リファレンスチェックの目的に合った質問項目を選定します。テンプレートからの組み合わせが、できるところもあります。
  3. 採用候補者に対して、リファレンスチェックの案内を送る
    採用候補者は、メールで案内を受け取ります。
  4. 採用候補者が、推薦者にリファレンスチェックの依頼をする
    推薦者の承諾を受け、採用候補者が推薦者の情報を登録します。
  5. リファレンスチェックを実施する
    オンラインサービスから、推薦者に依頼メールが発信されます。
    推薦者は、オンライン上でリファレンスチェックに回答します。

まとめ

サービスによっては、採用候補者一人あたりの従量課金制や人数無制限の月額固定制などの利用料金、そして、初期導入費用、サポート・コンサルティングなどのオプション費用が発生することもあります。
また、サービス会社の質問テンプレートが用意されている場合は、自社が求める内容、調査範囲と照合して内容選定をします。
リファレンス先からの回答率や、調査レポートの納品期日などを総合的に考慮して、導入を検討しましょう。

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