採用担当者必見！バックグラウンドチェックで違法になるケースとは
バックグラウンドチェックを検討する人の中には、違法性を心配する人もいるのではないでしょうか。個人情報を調査することで違法なイメージを抱く人も少なくないでしょう。バックグラウンドチェックはポイントさえ押さえれば、違法にならずに実施することができますよ。違法にならないようにするためには、違法になるケースを把握しておかなければなりません。ここでは、バックグラウンドチェックが違法になるケース、実施する上での注意点について解説します。バックグラウンドチェックに興味がある人は、ぜひ参考にしてください。
バックグラウンドチェックが違法になるケース
バックグラウンドチェックを行なう上で、違法になるケースを把握しておく必要があります。違法になるケースは3つあります。
- 応募者の同意を得ない
- 差別につながる情報を探る
- 実施後に内定取り消しをする
それぞれ説明しますね。
応募者の同意を得ない
バックグラウンドチェックは詐称の有無を確認する調査であり、応募者にネガティブなイメージを持たれる可能性があるため無許可での実施を検討する会社があるかもしれません。バックグラウンドチェックは実施した側ではなく、チェックを受けた側が応募者の同意なしに回答することで個人情報保護法に抵触する恐れがあります。個人情報におけるトラブルを引き起こさないために、応募者の同意を得ないで回答するリスクを説明した上でバックグラウンドチェックを実施するようにしましょう。
差別につながる情報を探る
バックグラウンドチェックを探偵や調査会社などの外部に委託した場合、個人情報の取り扱いには注意しなければなりません。個人情報にはさまざまなものがあり、「国籍」や「出身地」、「信条」などの差別につながるものもあります。委託した外部がコンプライアンスを徹底していなければ、独断で差別につながる情報を入手する可能性があります。個人情報保護法において、情報の取り扱いには委託管理責任が発生するので違法になるかもしれませんよ。
実施後に内定取り消しをする
バックグラウンドチェックで得られた情報によって内定取り消しを検討するかもしれませんが、違法になる可能性が高いです。内定取り消しは労働契約において、解雇に相当する内容であり、客観的に合理的で社会通念上の解雇事由に相当する理由がなければ認められにくいです。理由にもよりますが、バックグラウンドチェックで得られた情報で内定取り消しにするには難しいといえます。実施後に内定取り消しをすることで、不当解雇と訴えられる可能性もあるでしょう。
バックグラウンドチェックの注意点
バックグラウンドチェックで違法になるケースを理解したところで、実施する際に注意することについて知りたいですよね。実施する際の注意点は4つあります。
- 同意を得る
- 選考に関係ある内容のみ調査する
- 探偵・調査会社を選定する
- 内定前に実施する
それぞれ説明しますね。
同意を得る
個人情報保護法違反にならないように、応募者の同意を得てから実施しなければなりません。同意が得られないのであれば、同意の拒否という理由で不採用にすることも可能ですが、優秀な人材を確保できない恐れがあります。同意を得られるために、実施時に行なう調査の内容や必要な個人情報などを明確にするようにしましょう。
選考に関係ある内容のみ調査する
実施時に確認する内容において、必要な情報を判明させておくことが重要です。探偵や調査会社などの外部に依頼する場合、必要な情報を共有しておくことで選考に関係有る内容のみ調査を行なうようになるでしょう。選考に必要のない情報には、差別につながる情報があるかもしれないので、バックグラウンドチェックでの情報の取り扱いには注意しなければなりません。
探偵・調査会社を選定する
バックグラウンドチェックを探偵や調査会社に委託する場合、個人情報における委託管理責任について考えなければなりません。個人情報を取り扱うノウハウに長けていない企業にとって、バックグラウンドチェックを自社で実施するのは難しく委託することもあるでしょう。探偵・調査会社を選定する際には、コンプライアンスが徹底されていることを確認するのが重要ですよ。
内定前に実施する
バックグラウンドチェックを検討するのであれば、実施するタイミングを検討しておく必要あります。内定後にバックグラウンドチェックを実施して、不採用に相当する情報が得られても不当解雇になってしまう恐れがあります。バックグラウンドチェックをは必ず内定前に実施するようにしましょう。
バックグラウンドチェックを実施する前に
バックグラウンドチェックを実施する際には、実施する目的を考えておかなければなりません。雇用のミスマッチを防ぐためであれば、リファレンスチェックでも十分な情報が得られます。バックグラウンドチェックはリスクのある応募者を検知するための調査であり、個人情報保護法に抵触する可能性もあります。外部の探偵や調査会社が実施することは少なくなく、応募者にネガティブなイメージを持たれる可能性が高いです。リファレンスチェックも応募者の同意を得る必要はありますが、違法になりかねない個人情報は対象外です。取り扱う情報において、リファレンスチェックの方が法的リスクが低いといえます。必要な情報や目的によってはリファレンスチェックでも十分かもしれないので、実施前にバックグラウンドチェックの必要性を考えるようにしましょう。
まとめ
バックグラウンドチェックを実施する上で、違法性について認識しておくことは重要です。応募者の同意なしに無許可で行ない、差別につながる情報を探ることで違法性を問われることもあります。自社で応募者の個人情報を取り扱ってなくても、外部に委託している場合には委託管理責任が発生するので要注意です。外部にバックグラウンドチェックを委託する際は、コンプライアンスの徹底を図っているかどうかを見極めるようにしましょう。また応募者の同意を得てから、選考に必要な内容の調査のみ実施するようにしなければなりません。採用に必要な情報が限られているのであれば、バックグラウンドチェックではなくリファレンスチェックを活用するのもおすすめですよ。
投稿者プロフィール
- 10年以上にわたる探偵経験を持ち、調査分野のエキスパートとして認められている。これまでに手掛けた調査案件は年間200件以上にのぼり、その確かな調査力と洞察力で数多くの難解なケースを解決してきた実績を持つ。特に浮気調査や素行調査の分野で高い成功率を誇り、信頼と実績に基づいた調査を提供することを信条とし、クライアントからの高い満足度を誇る。
最新の投稿
採用調査3月 6, 2023リファレンスチェックで質問して良い内容・質問してはいけない内容とは
採用調査3月 6, 2023リファレンスチェックを受けて 内定取り消しになる具体例や対策を解説
採用調査3月 6, 2023採用試験でリファレンスチェックを求められた場合断ることは可能？
採用調査3月 6, 2023リファレンスチェック｜上司への頼み方と注意点を解説！
