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探偵コラム

採用調査の際に「同意書」は必要?詳しくご紹介

企業は採用調査を行う場合、まず初めに採用候補者から「同意」を得る必要があります。

【個人情報の保護に関する法律】
(利用目的による制限)
第十六条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

ここでは、その調査に対する同意の際に、書面にする必要があるのかを解説いたします。

「同意」という意味について

そもそも、「同意」という意味についてご存知でしょうか?
「同意」には、 「相手の考えや意見に賛成する」「相手と同じ意思表示をする」などの意味があります。

「同意」と「合意」

合意は、意見が一致することです。
法律上は、契約当事者の意思表示の合致をいい、契約の成立要件となります。
一方が言ったことに対して、相手が「意見が同じ」「賛成する」と受け入れることが「同意」、双方が意見を出したうえで、双方が納得することを「合意」といいます。

  • 同意=片方の意思表示にもう片方が合致
  • 合意=双方が意思表示をして合致

契約には、「手術の同意書」や「入会の同意書」などがあります。
契約書や同意書を出され、署名・捺印するだけというのが「同意」です。
一方、契約内容の決定から契約書の作成までを、契約の当事者同士で行うのが「合意」です。

「同意」と「承諾」

「承諾」とは、相手の申し出や頼みを聞き入れること、引き受けることをいいます。
申し出に対しての受諾を、「承諾」と呼んでいます。
契約に関する書面では、「同意」と同じ意味で使われることが多いです。

リファレンスチェックの照会先

個人データを本人の同意なく第三者に提供することは、原則、違法とされています。
そのため、候補者の同意がなければ、照会先がリファレンスチェックに応じることはしません。(第二十三条第三者提供の制限)
リファレンスチェックを実施する場合は、実施の企業だけでなく、リファレンスチェックに回答する照会先に
ついても、個人情報保護法を遵守する必要があります。

採用調査での「同意書」

アンケートや会員登録、ネット上での契約、人事採用などの場面で個人情報を収集・利用する際は、「本人の同意」が必要です。
「本人の同意」を得る方法として、口頭や書面による本人の署名、同意欄へのチェックなどがあります。
口頭での同意の場合、万が一トラブルになった際、「同意した」「同意していない」と水掛け論になってしまうこともあり、『個人情報取り扱い同意書』を作成し同意を得るのが一般的です。

同意書について

「同意書」とは、相手による将来の行為について、あらかじめ同意する旨を表明する書面です。
同意書の同意内容が適切に記載されているかどうか、提出する側・提出を受ける側の双方が確認する必要があります。
そして、同意した内容に法律違反や公序良俗に反する内容がなければ、同意書は法的効力を持つものとなりま
す。また、その場合は、同意しようとする相手へ、同意書の内容を説明する必要があります。
説明があれば同意した相手が不服を申し立てた場合に、同意書によりトラブルを回避することができます。
また、同意書には有効期限がありません。
当事者同士が同意している期間は、同意書の内容は有効なものといえます。
同意書に有効期限を設けたい場合は、同意書の文面に「有効期限」を記載することもあります。

同意書の法的効力

同意書が法的効力を有するかは、同意の対象事項によって異なります。
主な同意書の法的効力の内容としては、以下の3つが挙げられます。

  • 説明義務を証明する
    事業者が消費者と契約を締結する際、契約内容等を消費者に対して説明することが求められます。
    消費者に説明した内容を列挙した同意書を作成・取得することで、事業者は説明義務を果たしたことを証明できます。
  • 不完全な法律行為を有効化する
    未成年者や、後見・保佐・補助の審判を受けた者は、法律行為を単独で行うことができない場合があります。
    このものが法律行為を行うためには、法定代理人や後見人・保佐人・補助人の同意が必要となります。
    このような場合、法定代理人や後見人・保佐人・補助人の同意書が本人の法律行為を補完し、有効なものとして成立させる効果を持ちます。
  • 業法上の「同意取得」の要件を満たす
    本人からの同意を取得することが、業法上の要請である場合です。
    「業法」とは、特定の業種・業務について、公共の福祉の観点から規制を行う法律です。
    このような業法には、金融商品取引法・銀行法・宅地建物取引業法などと、業務を規制する個人情報保護法などがあります。

同意書と契約書の違い

契約書は、契約の当事者が契約した内容を証明する文書になります。
契約とは、口頭でも成立しますが、当事者が「何についての契約か」、「制限されている事項は何か」といった内容についての証明・確認が可能となります。
また、同意書の法的効力は、契約書と同じ効力を持つとされます。
同意書は、同意させる側と同意する側との間の「同意」を証明する書類です。
これは、契約書の一つといえます。
契約書とは、同意書をより広い概念の文書であり、企業間の取引や秘密保持などに用いられます。

基本的な記載事項

個人情報の取り扱いでは、「利用目的」について具体的に特定した上で、公表し、もしくは本人へ通知が必要です(個人情報保護法第15条及び18条)。
また、個人データを第三者へ提供する場合にも、本人からの同意を得なければなりません(個人情報保護法第23条)。
採用候補者は、会社に対して「個人情報の利用目的の通知や保有個人データの開示、内容の訂正や削除などを請求する権利」を持っています。

【同意書に記載すべき項目】

  • 個人情報の利用目的
  • 個人情報の第三者提供
  • 個人情報の開示請求

事業者が守るべきルール

個人情報保護法は、高度情報通信社会の進展に伴い個人情報の利用が著しく拡大していることから、 個人情報の取扱いに関し、基本理念及び政府による基本方針の作成、その他の個人情報の保護に関する施策の基本となる事項を定めています。
国及び地方公共団体の責務等を明らかにすることと、個人情報を取り扱う事業者の遵守すべき義務等を定め、個人情報の適正かつ効果的な活用が、新たな産業の創出と活力ある経済社会、豊かな国民生活の実現に資するものです。
そして、その他の個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護する目的があります。

  • 個人情報を取得した場合は、その利用目的を本人に通知、又は公表すること
  • 情報の漏えい等が生じないように安全に管理すること
  • 個人情報を本人以外の第三者に渡すときは、原則として、あらかじめ本人の同意を得ること
  • 本人からの請求に応じて、個人情報を開示、訂正、利用停止等すること

まとめ

候補者の「同意」のない情報収集、その調査結果による不用意な内定取り消しなどは、トラブルにつながりやすい事例です。
個人情報保護法などの法律に抵触せず、有益な情報を収集するのは非常に難しく、時間や労力がかかります。
専門家に依頼することで、安心して採用活動を進めることができるとともに、入社後の役立つ情報を得られる可能性もあります。

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