リファレンスチェックを本人の同意なしで実施は危険！注意点を解説
企業の採用選考で実施されることがあるリファレンスチェックは、応募者の同意を得てからでないと実施できません。もしも同意なくして調査が実施されるようなことがあれば、大きなトラブルに発展しかねません。こちらの記事では、リファレンスチェックが同意なしで実施できない理由と、トラブルにならないための対応方法や注意点について解説していきます。
リファレンスチェックは同意なしではできない
リファレンスチェックは企業と応募者のミスマッチを防ぎ、優秀な人材を確保するために有効な調査です。基本的には応募者の前職（現職）の人を推薦人として調査を実施します。応募者には調査に同意してもらった上で推薦人を応募者に指定してもらい、調査が始まるわけです。この時、応募者本人の同意を得ることを省いてはいけません。同意を得ずに勝手に調査してしまうことは大きなトラブルの元となります。これらに関連する個人情報保護法について解説しますので、ぜひしっかりとお読みください。
個人情報保護法違反
個人情報保護法の第23条には「本人の同意なしに第三者は個人データを提供してはならない」という内容が記されています。つまりリファレンスチェックを応募者本人の同意をせず実施し、結果として応募者の情報を得たとしても、推薦人となった前職および現職の人は個人情報保護法違反となってしまうわけです。そのため、本人の同意が確認できない状態では調査に応じないよう指導している企業もあります。ですから、応募者本人の同意を必ず得て、同意を得た上での調査であることが推薦人に伝えられていないといけないということです。
調査自体は違法ではない
リファレンスチェック自体は違法に当たりません。ただし個人情報というのはデリケートなものですから、慎重に取り扱わなければならないのです。また同意なき調査は企業と応募者間だけの問題では済まされず、推薦者も巻き込むことになります。調査を依頼する企業の方も周囲からの信用を失うことになるでしょう。ですから、リファレンスチェックを実施する際は正しい手順を踏んでいくことが大切なのです。
リファレンスチェックを拒否された場合の対応
リファレンスチェックの実施に同意してもらうために応募者にはその旨を伝えるわけですが、応募者が調査実施を拒否してくることがあります。応募者にはもちろん拒否する権利があるのですが、採用選考を行う企業としては、困ってしまうことでしょう。だからといって応募者の同意なしで勝手に調査することはできません。それではどのように対応すればいいのか、その対応方法について解説します。
調査を拒否する理由を知る
まずは調査を拒否する理由について確認を取りましょう。もしかしたら応募者本人が拒否したのではなく推薦人が拒否したかもしれません。推薦人本人でなく、推薦人が勤務している企業が拒否しているとも考えられます。拒否する理由次第では、対応することにより調査を受けてくれるようになるかもしれません。ですから拒否された場合には必ず理由を聞いておくといいでしょう。
調査の推薦人を変える
リファレンスチェックはなるべく前職、現職など直近の職場にいる上司や同僚を推薦人にすることがいいとされています。しかし、応募者の中にはそのことが引っかかってしまう、都合が悪いということもあるのです。そのことが原因で調査を拒否するということであれば、推薦人を変えることを提案することで調査に協力してもらえる可能性が出てきます。例えば前々職の上司や同僚など、応募者が依頼しやすい人を指定してもらうようにするといいでしょう。
別の選考方法を考える
企業や推薦者に拒否され、応募者自身も頼めない場合は、調査する以外の選考方法を検討してみるのもいいと思います。リファレンスチェックを採用条件としている企業の場合はこの方法を使えませんので、採用見送りとするしかありません。しかしそうでないのなら柔軟に対応することができるのではないでしょうか。例えば、担当者を変えて再度面接するという方法があります。質問する人が変わることによって、これまでの選考過程で聞けなかったことが聞けることもあるのです。また「ワークサンプルテスト」というものがあります。これは入社後に担当予定の業務に似ている作業を実際に行ってもらい、応募者の能力を見るものです。こちらは実際に行っているという企業もあります。再面接もワークサンプルテストも、何もしないよりミスマッチのリスクを減らせると考えられますので、どうしても調査が難しい場合に検討することをおすすめします。
リファレンスチェックでトラブルにならないために
リファレンスチェックを実施するにあたり、応募者本人の同意なしに行うことの他にも気を付けておきたいことがあります。どんなことがあるか、以下にて解説していきます。
推薦人、相手企業への説明
応募者本人の同意の上、調査の依頼をしたい旨を、推薦人やその勤務先にしっかりとした説明をしなければなりません。いきなり電話口で依頼するよりも依頼書を作成してから電話で打ち合わせを行うなど、丁寧に準備することがおすすめです。
聞いてはいけないこともある
応募者が差別や偏見の目に晒される危険性があるようなことは聞いてはいけません。例えば人種、信条、病歴などです。調査においては基本的に仕事周りのことを質問していくことになります。それは応募者の能力、人柄、勤務状況などです。仕事に関連しない余計なことは調査しないようにします。
内定は取り消せない
調査で何か良くないことが判明したとしても、一度内定を出してしまっていたら取り消すことは基本的にはできません。採用選考の途中なのだから「不採用」ということにできないのかと思われるかもしれませんが、できないのです。内定を出すということはその時点でその応募者と労働契約を結んでいることになり、内定を取り消すことは「解雇」するということになってしまいます。これは「解雇権の濫用」であり違法です。ですから内定を出す前に調査を実施することでトラブルを回避できます。
まとめ
リファレンスチェックを応募者の同意なしに行うことは、どのような事情があったとしてもしてはなりません。それでなくても個人データを取り扱う調査ですから、全てにおいて慎重に行う必要があります。トラブルを避けるためにできる対応方法がいくつかありますので、こちらの記事の内容をぜひ参考になさってください。
投稿者プロフィール
- 10年以上にわたる探偵経験を持ち、調査分野のエキスパートとして認められている。これまでに手掛けた調査案件は年間200件以上にのぼり、その確かな調査力と洞察力で数多くの難解なケースを解決してきた実績を持つ。特に浮気調査や素行調査の分野で高い成功率を誇り、信頼と実績に基づいた調査を提供することを信条とし、クライアントからの高い満足度を誇る。
最新の投稿
家出・所在調査11月 7, 2024SNSで人を探す方法と注意点
浮気調査11月 1, 2024探偵による浮気調査の流れと方法を徹底解説
素行調査10月 18, 2024興信所の素行調査料金の相場とは？料金プランと調査能力を見極めるポイント
採用調査3月 6, 2023リファレンスチェックで質問して良い内容・質問してはいけない内容とは
