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探偵コラム

リファレンスチェックの推薦人とは?詳しくご紹介

リファレンスチェックとは、企業が内定直前もしくは内定後に応募者の経歴や前職での働きぶりを第三者(推薦人)に問い合わせることです。
リファレンスチェックは、まず、採用企業から応募者へ推薦人の提出を求められます。
応募者は、推薦人の承諾を得て、その者の情報を企業に提出します。
そして、企業もしくは委託の調査会社により、推薦人に応募者の経歴や働きぶりなどを尋ねるという流れになります。

リファレンスチェックの目的について

採用企業が、リファレンスチェックを行う主な目的は、以下の通りです。

  • 経歴・職歴詐欺の検知
  • 応募者と企業のミスマッチの軽減
  • 選考の効率化
  • 入社後の活躍に活用

推薦人として、まずは、リファレンスチェックの目的を理解した上で情報を提供しましょう。

経歴・職歴詐称の検知

リファレンスチェック目的の一つは、書類や面接において、応募者が経歴・職歴などを虚偽・誇張していないか確認することです。
元同僚の第三者に、申告情報の確認をすることで、経歴・職歴詐称を事前に検知します。

応募者と企業とのミスマッチの軽減

履歴書、職務経歴書などの選考書類や面接で得られる情報には、限界があります。
リファレンスチェックで、実際の働きぶりや人物像などを元同僚などの第三者にヒアリングします。
これにより、自社のカルチャーとの相性、求めているスキルや人物像の確認ができます。
また、応募者にとっても、自分が活躍できるカルチャーかどうかの判断になるため、企業とのミスマッチを防ぐことができます。

選考の効率化

リファレンスチェックを実施することで、応募者を選別できます。
企業は面接回数を削減できるため、採用担当の負担軽減にも効果的です。

入社後の活躍に活用

リファレンスチェックは、応募者の性格や価値観を知ることができるため、入社後のマネジメントやオンボーディングへの活用もできます。
スキルの強みやスキルの弱みを把握できるため、応募者が活躍しやすい環境を提供できます。
応募者にとっても、等身大の自分を知ってもらうことで、働きやすい職場環境を手に入れられることにつながります。

リファレンスチェックによる「内定」取り消し

内定通知書及び内定承諾書の取り交わしが行われている場合、原則、取り消しは出来ません。
内定通知書は、民法においての「労働契約」であり、正当な理由なく解除してしまうと、権利の濫用として無効になります。
内定取り消しの正当な理由としては、

  • 経歴詐称/経歴や職務内容などに嘘がある
  • 社内トラブル/職場で問題を起こしていた
  • 周囲からの悪評/前職の上司、同僚からの評判が悪い

「内定」は、労働契約であることから「解雇」と同様の扱いとなります。
「内定」取り消しが認められるケースは、極めて限定的で「客観的・合理的に認められ、社会通念上相当」である場合に認められるものです。

リファレンスチェックの推薦人になる

リファレンスチェックの推薦人を頼まれたら場合、まず、協力するか断るかを選択します。
リファレンスチェックの回答方法によっても対応は異なると思いますが、一般的な回答方法は電話で行われます。場合によっては、メールや書面による回答ケースもあります。

リファレンスチェック実施の流れ

先方の採用担当者もしくは、採用応募者本人からの連絡により、リファレンスチェックへの協力可否の返答をします。回答の協力をする場合、ヒアリングの日時調整を行いますが、事前に質問項目が渡されることもあります。
予定日に採用担当者からの電話を受け、質問に回答すれば終了です。
メールなど文書だけでの回答を求めるケースもあり、回答方法は事前に確認しておく必要があります。
近年、オンラインサービスでのリファレンスチェックの利用も高まっています。
そういったWeb上での回答を求められる場合は、指定されたオンラインサービスの使用方法を確認しながら進めることになります。

応募者の同意

個人情報保護法の第23条1項、個人データの第三者提供の制限規定では、本人の同意がなければ、前職の企業は個人データを第三者に提供することができません。 (第三者提供の制限)
第二十三条 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

推薦人の依頼を拒否したい場合

仕事が忙しく時間がないなど、リファレンスチェックに協力できない、回答依頼を断りたい場合もあると思います。
「本業で忙しいため時間が取れない」、「回答することが負担に感じる」など、人それぞれの理由があるでしょう。
リファレンスチェックの回答を断る際は、基本的に理由を説明する義務はありません。
時間がなく、詳しく話せずに回答した場合、内容が薄く、リファレンス情報の信憑性が下がってしまう可能性もあります。また、業務上では深く関わっていないなど、応募者に有利なコメントができないこともあるでしょう。
ただし、応募者からの依頼を承諾した後、回答期限を守らないなどの行為は、応募者の採用に影響するかもしれません。

リファレンスチェックの具体的な質問内容

ここからは、リファレンスチェックの具体的な質問例を挙げていきます。

<勤務実績>

  1. 在籍期間
    応募者の在籍期間は、いつからいつまででしたか?
    応募者が、以前、どのような仕事をしていたか教えてください。
  2. 職務経歴
    応募者の役職について、教えてください。
    応募者の給与について、可能な範囲で教えてください。
    応募者は、何名ほどマネジメントしていましたか?

<人物像>

  1. 勤務態度
    遅刻や欠勤の頻度は、どれくらいありましたか?
    応募者が遅刻や欠勤するときは、どういったときでしたか?
    勤務態度は真面目でしたか?
    勤務先でトラブルなどは、ありませんでしたか?
  2. 人間関係
    あなたと応募者の関係性を教えてください。
    あなたにとって、応募者はどのような人物ですか?
    応募者は、周囲とどのようにコミュニケーションしていましたか?
  3. 仕事に対する価値観
    応募者は、仕事に何を求めていたと思いますか?
    応募者は、どのようなキャリアビジョンを描いていましたか?
    どのような仕事に対して、特に前向きでしたか?
    仕事で悩むことは、ありましたか?

<職務能力>

  1. 実績や成果
    応募者の成果の中で、印象に残っているエピソードを教えてください。
    応募者は、仕事上の課題をどのように乗り越えましたか?
    応募者が成果を出せた要因は、何だと思いますか?
  2. 仕事へ取り組む姿勢
    応募者は、仕事に対して主体的に取り組んでいましたか?
    応募者は、仕事に対してどんな提案や起案を行いましたか?
    応募者がチームで仕事に取り組む際、どのような工夫をしていましたか?
  3. 今後のアドバイス
    応募者の強みと弱みを教えてください。
    急な対応が必要な時、大きな問題があった時、応募者はどのように対応しましたか?
    応募者が今よりさらに大きな成果を出すために、何が必要だと思いますか?
    応募者にアドバイスをするとしたら、どのようなことを伝えますか?

まとめ

リファレンスチェックは、あくまで事実関係の確認を目的としたもので、最終選考で補助的に実施されるものと考えます。
推薦人が回答を拒否したからといって、本人の内定取り消しにつながることは基本的にありません。
しかし、リファレンスチェックの回答拒否により、採用企業側への印象が悪くなる可能性があります。
回答を承諾することは、応募者の転職をサポートするということでもあります。

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