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探偵コラム

リファレンスチェックはいつ実施するのが良いのか知ってますか?

採用候補者の人物像を見極めるために必要なリファレンスチェックはいつ行えば良いのか分からないとタイミングを逃してしまいます。このような問題を解決するために、これから初めてリファレンスチェックをする企業は、実施をするタイミングを見計らってチェックを専門業者に依頼をすることをおすすめします。実際に人物像を見極めるのが難しいときにリファレンスチェックをするのが効果的ですが、そのタイミングも重要になります。

どのタイミングでリファレンスチェックを実施するのか?

採用候補者の見極めをするために面接や筆記試験などが行われますが、できれば早い段階でリファレンスチェックをして人物像を確認するのが望ましいです。しかし採用候補者の絞り込みをしてない段階でチェックをしてしまうと、専門業者に依頼をする際に支払う費用が予算オーバーになってしまう可能性があります。

書類選考時に実施しない

採用希望者が多い場合は書類選考の段階からリファレンスチェックを実施しないでください。全員のチェックをするのはとても費用もお金もかかって大変です。最初からチェックをして人物像を見極めるということはしないでください。

最終面接前がベストなタイミング

リファレンスチェックを実施するのは最終面接前がベストなタイミングだと言われています。採用候補者がある程度絞り込まれて面接官や採用担当者だけでは判断が難しくなってきたときにチェックをするのが望ましいです。

最終面接の結果で採用する人物を決定するので、面接官や採用担当者の判断だけでなく第三者の意見を取り入れて決めるという意味でも最終段階でリファレンスチェックをするのが望ましいです。

また中途採用の面接の場合は、今働いている企業に対して違う会社で働くことを伏せて転職活動している人も多いです。リファレンスチェックをすると転職活動をすることがバレてしまうので、早い段階で同意を得るのが難しいものです。最終面接まで来たタイミングでリファレンスチェックをすることで同意を得ることができる可能性が高まります。

最終面接まで来たら採用してほしいという思いで受け入れてくれる可能性が高まります。前職での勤務態度に自信があればリファレンスチェックを断る理由はないはずです。

最終面接を終えた後に行う

全ての面接を終えて最終採用候補者に選ばれた人物をリファレンスチェックして判断するという考え方もあります。最後までチェックをせずに面接官と採用担当者の判断だけで候補者を絞り込み、最終的な判断はリファレンスチェックの内容を考慮して判断することもできます。

最終面接を終えたということは採用候補者の内定の可能性が高まったということです。このタイミングでリファレンスチェックをすることを今まで働いていた上司や同僚に依頼することになります。そうなると推薦先を無理なく決めやすくなるだけでなく、有益な情報を得やすいメリットがあります。

リファレンスチェックに要する時間を逆算する

どのくらいのタイミングでリファレンスチェックが終了するか逆算して考えるのも重要です。あまりにも時間がかかってしまうようであれば内定を辞退する候補者が出てくる可能性が高いからです。そのような問題に発展しないためにも、1人あたりどのくらいの時間がかかるか事前に確認してから許容範囲の期間でチェックしてくれる業者に依頼をしてください。

直接会ったり電話で話す場合

採用を検討している企業が業者に依頼することなく直接対面して話を聞いたり、電話でやり取りをすると1週間から2週間の期間を要するのが一般的です。どうしても時間がかかってしまい採用するかどうかの連絡をするまで間を空けてしまいます。

オンラインサービスが主流です

直接推薦者に対してリファレンスチェックをするよりもオンラインサービスを使ってチェックをしてもらうのが当たり前になっています。オンラインサービスのほうが早く結果が分かり採用するかどうかすぐに判断することができます。

オンラインサービスで要する時間が平均3日程度が一般的な待たされる期間です。対話や電話だと1週間から2週間の時間がかかってしまうことを考えても、オンラインサービスのほうが圧倒的に早く結果を知ることができてとても便利です。

リファレンスチェックを実施する

どのタイミングで実施すれば良いかを理解できたら実際にリファレンスチェックを行っていきます。一番重要なのは採用候補者に対してリファレンスチェックをすることを説明して同意を得ることです。候補者に対して同意を得ないままリファレンスチェックをしてしまうと個人情報保護法に接触する可能性があります。そうならないためにも事前に採用候補者になぜチェックをする必要があるのかを説明し、その内容で納得してもらえたら必ず同意を得てください。

依頼をする

採用候補者へ同意を得たら上司や同僚などにリファレンスチェックの依頼をします。採用候補者のことをよく理解している人に依頼をするのが望ましいです。もし上司や同僚に依頼をすることが難しいと判断したら、部下や他部署の人物や取引先などにリファレンスチェックをすることを伝えて了承を得たうえで依頼をしてください。

オンラインサービスを利用する場合

オンラインサービスでリファレンスチェックを行う場合、調査に協力してくれる推薦者にチェックをする依頼のメールを送らなければいけません。この際に専門業者が提供しているオンラインサービスを利用するので、推薦者にログインしてもらうことを伝えます。ログインしてからオンラインサービスを使って期限内にリファレンスチェックの回答をしてもらいます。

オンラインサービスのほうが早く結果が分かって時間を短縮することができます。また専門業者のサービスを利用すれば煩わしい作業を省くこともできます。

まとめ

このようにリファレンスチェックをするタイミングが重要で、いつ実施するかによって知りたい情報をしっかり聞くことができます。反対にタイミングを逃してしまえば、採用候補者の人物像を知ることができないまま終わってしまう可能性もあります。このような問題を解決するために、事前に専門業者に確認をして依頼をするか判断してください。

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