リファレンスチェックを頼まれたら？書き方のポイントとは
リファレンスチェックの依頼を受ける人の中には、リファレンスの書き方がわからない人もいるのではないでしょうか。リファレンスチェックを実施する企業はさほど多くないので、リファレンスを作成したことが無い人もいるでしょう。リファレンスは本人の実績や職務経歴に関する内容を記載する上で、書き方自体を把握している人はあまりいませんよね。ここでは、リファレンスチェックの依頼を受けた上でリファレンスを書くポイント、書く際の注意点について解説します。リファレンスチェックの書き方に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。
リファレンスを書く流れ
リファレンスチェックの依頼を受けた人の中には、書き方の手順について悩んでいる人もいるのではないでしょうか。リファレンスチェックを受ける機会はあまりないので、不慣れな人の方が多いといえるでしょう。リファレンスチェックの書き方の手順において、抑えておくポイントは5つあります。
- 冒頭
- 第一段落
- 第二段落
- 要約
- 末文
それぞれ説明しますね。
1.冒頭
特定に人物に対するリファレンスである場合、冒頭に呼びかけを入れる必要があります。推薦する人物から事前に担当者の名前を確認しておくことが重要です。担当者が判明している場合は「〇〇様」、担当者が不明な場合は「ご担当者様」と冒頭に書くようにしましょう。
2.第一段落
第一段落目には、推薦する人物との関係性について書くようにしましょう。業務上での付き合いの長さや知り合った経緯を述べた上で、自分がリファレンスチェックで推薦人となった理由も書くことをおすすめします。
3.第二段落
第二段落目には推薦の詳細を記入した上で、推薦する人物が適任であり、採用企業に貢献できる面を伝えるようにしましょう。リファレンスを作成する理由を述べた上で、業務上の具体的な事例を挙げてイメージしやすい状態にしましょう。
4.要約
要約部分では推薦する理由を端的にまとめ、担当者に伝わりやすい文章を心掛けましょう。担当者に対して、「高く評価しているので推薦します」などの表現を用いるのがおすすめです。
5.末文
結びの段落において、結びの言葉を入れた上で「差出人」「」「役職」「署名」を漏れなく記入するようにしましょう。
リファレンスの書き方のポイント
リファレンスを実際に書く上で、押さえておくべき書き方のポイントは5つあります。
- 情報収集する
- 内容を精査する
- ビジネスレター形式で作成する
- 連絡先を記入する
- 文章校正に注力する
それぞれ説明しますね。
情報収集する
リファレンス作成が決まったら、必要な情報を集めるようにしましょう。リファレンス目的の確認事項などを事前に把握しておくようにしましょう。推薦する人物の業務実績がわかるリストなど、スムーズに作成できるような資料を準備しておくのがおすすめです。
内容を精査する
作成するのに必要な情報を収集したら、内容に問題が無いか精査する必要があります。推薦する人物の能力や実績をいくつかピックアップして、書く内容を選定するようにしましょう。書く内容が採用側の求める人材像に合致しているかを確認することが重要ですよ。
ビジネスレター形式で作成する
リファレンスは特に指定が無ければ、ビジネスレター形式で作成することがほとんどです。採用側の宛名を一番上に記し、最下部には署名をするようにしましょう。
連絡先を記入する
採用側がリファレンスに記載されていない情報を確認したいこともあります。質問に答えられるように、何らかの形で連絡先を記入しておくようにしましょう。
文章校正に注力する
採用側に失礼のないように、礼儀正しい文章にする必要があります。礼儀正しい文章にするために、文章校正に注力することが重要です。リファレンスが完成したら、同僚や上司にも確認してもらうようにしましょう。
リファレンスを書く上での注意点
リファレンスチェックの書き方を把握したところで、書く上での注意点について知りたいですよね。リファレンスを書く際の注意点は3つあります。
- 実際の評価を記入する
- 業務に関するエピソードを記載する
- 専門用語を使用しない
それぞれ説明しますね。
実際の評価を記入する
推薦する人物のことをアピールしようと、記入する内容について過大申告したくなるかもしれません。採用側の評価にはつながるかもしれませんが、入社後にミスマッチを発生させてしまいトラブルを引き起こす可能性があります。リファレンスを書く際には、虚偽による過大申告はせずに実際の評価を記入するようにしましょう。
業務に関するエピソードを記載する
採用側はリファレンスチェックによって情報の整合性を確認するだけでなく、一緒に働く際のイメージを抱くこともあります。イメージを抱きやすくするために、実績や人間性がわかるような業務に関するエピソードを記載するのがおすすめです。業務に関するエピソードは、採用側にとって有益な情報になることもありますよ。
専門用語を使用しない
業務に関するエピソードを記載する際、一般的ではない業界内の専門用語を使用したくなるかもしれません。専門用語は採用側に伝わりにくい情報になることもあり、推薦する人物の選考に影響する可能性もあります。リファレンスを書く際には、誰にでも伝わるような一般的な言葉を使用するようにしましょう。
まとめ
リファレンスチェックの依頼を受ける人の中には、リファレンスの書き方を把握していない人もいますよね。リファレンスの書き方の手順は共通であり、第一段落と第二段落で推薦する人物との関係性や推薦内容の詳細を記入することがほとんどです。リファレンスはビジネスレター形式で作成することが多く、事前に必要な情報を収集して、内容を精査しておくことが重要です。リファレンスチェックは内容によって推薦する人物の評価につながり、選考に影響しかねません。推薦する人物の実際の評価を記入し、専門用語を使用しないようにしましょう。リファレンスチェックは推薦する人物のエピソードを交えて書くことによって、一緒に働く際のイメージを沸かせることもできますよ。
投稿者プロフィール
- 10年以上にわたる探偵経験を持ち、調査分野のエキスパートとして認められている。これまでに手掛けた調査案件は年間200件以上にのぼり、その確かな調査力と洞察力で数多くの難解なケースを解決してきた実績を持つ。特に浮気調査や素行調査の分野で高い成功率を誇り、信頼と実績に基づいた調査を提供することを信条とし、クライアントからの高い満足度を誇る。
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