証拠の取れる興信所探偵社 「まごころの調査」でお客様へ安心をお届けします。

探偵コラム

リファレンスチェックで個人情報の取り扱いに関する注意点とは

リファレンスチェックを実施する上で、個人情報の取り扱いについて心配する人もいるのではないでしょうか。個人情報はプライバシーに関わる内容であることが多く、個人情報保護法の観点から不安になることもあうでしょう。リファレンスチェックで得られた個人情報は、適切に取り扱うことで問題になることはありません。リファレンスチェックを実施する前に、個人情報の取り扱いに関する注意点と確認してはいけない内容を把握しておくことが重要です。ここでは、リファレンスチェックで得られた個人情報の取り扱いのポイント、配慮すべき内容について解説します。リファレンスチェックを実施する人は、ぜひ参考にしてください。

リファレンスチェックと個人情報の関係性

リファレンスチェックは個人情報の取り扱いが重要であり、個人情報保護法に抵触してはなりません。実施する前にはプライバシーに関わる内容のヒアリングの可能性を説明し、求職者の同意を得る必要があります。内容によっては求職者の心理的負担になるものもあるので、配慮を心掛けるようにしましょう。個人情報保護違反になることで、直接な損害として刑事罰や民事賠償が発生することもあります。間接的な損害は信用低下や業務効率低下などが挙げられます。このような損害・損失を発生させないために、リファレンスチェックは個人情報保護法に抵触しないように実施することが重要です。虚偽申告や経歴詐称を防ぐためのリファレンスチェックですが、適切に実施しなければ採用側のコンプライアンスに影響することを認識しておかなければなりません。企業によっては社会的損失が甚大になってしまうこともあり、経営破綻に陥る可能性もあります。リファレンスチェックと個人情報は密接な関係があるといえるでしょう。

個人情報の取り扱いについて

リファレンスチェックを実施する上で、個人情報の取り扱いには細心の注意を払わねばなりません。リファレンスチェックで得られた個人情報の取り扱いには、4つのポイントがあります。

  • 不要な個人情報は消去する
  • 漏洩の対策管理を講じる
  • 取り扱う従業員の管理指導
  • 委託先の管理責任

それぞれ説明しますね。

不要な個人情報は消去する

個人情報保護法において、入手した個人情報は利用目的の達成の範囲内で利用が認められていますが、必要が無くなった際には遅滞なく消去することが定められています。個人情報保護法の観点において、リファレンスチェックで入手した個人情報は、採用業務終了後には不要となるので早期に消去しなければなりません。リファレンスチェック実施後に不要になった個人情報は、なるべく早く消去するようにしましょう。

漏洩の対策管理を講じる

リファレンスチェックで得られた個人情報はプライバシー保護のため、漏洩などのトラブルには注意しなければなりません。採用側は個人情報の漏洩を防ぐために、情報セキュリティ面での漏洩対策を義務付けられています。対策管理を講じる上で、リスクレベルに合わせた措置を取る必要があります。秘匿性が高い内容が個人情報と共に漏洩した場合の影響は大きくなるので、個人情報の内容や性質によってリスクレベルを見極めることが重要ですよ。

取り扱う従業員の管理指導

従業員が個人情報を取り扱う上で、個人情報の安全管理指導が義務付けられています。取扱業務を人間が行なう以上、何らかのミスが発生することもあります。採用側は個人情報を取り扱う従業員に対して、漏洩などのミスが発生しないようにしなければなりません。個人情報を取り扱う授業員の管理指導を行なう際、必要かつ適切な監督責任があります。個人情報に関する適正な取り扱いを周知徹底し、研修などで学ばせるようにしましょう。

委託先の管理責任

リファレンスチェックを実施する企業の中には、個人情報の取り扱いを委託先に一任していることもあります。個人情報保護法では委託先が個人情報を取り扱う場合、リファレンスチェックを実施する企業に監督責任を認めています。委託先と契約を締結した時点で監督責任は発生するので、委託先に対して必要かつ適切な措置を講じなければなりませんよ。

リファレンスチェックは何を聞いてもいいわけではない

リファレンスチェックは採用に必要な情報の取得目的であり、求職者に関する情報をなんでも聞いていいわけではありません。求職者の同意があったとしても、差別につながりかねない情報を取得してはいけないと定められています。リファレンスチェックで確認してはいけない情報は主に2つとなります。

  • 本人に責任のない内容
  • 自由であるべき内容

それぞれ説明しますね。

本人に責任のない内容

出身地や家族に関する情報など、本人に責任のない内容は内容次第で差別につながる可能性があります。これらは本人の能力と関係ない内容であり、リファレンスチェックで採用基準になり得ない情報だといえます。生まれ持った生活環境なども本人に責任のない内容だといえるでしょう。

自由であるべき内容

信仰心や宗教、支持政党などは本人の思想に関わることであり、自由であるべき内容だといえます。自由であるべき内容は価値観や思想によるところが大きく、侵害されてはいけない事象です。リファレンスチェックでこれらの内容を確認することで侵害につながる可能性もあるので、確認してはいけない内容だといえますよ。

まとめ

リファレンスチェックを実施する上で、個人情報の取り扱いは慎重に行なわなければなりません。個人情報の取り扱いによっては個人情報保護法に抵触するおそれがあり、社会的損失が発生することもあります。このようなことにならないように、リファレンスチェックでの個人情報の取り扱いには細心の注意を払うようにしましょう。リファレンスチェックで入手した個人情報は採用業務の利用後には消去して、漏洩の対策を講じる必要があります。リファレンスチェックを外部の調査会社に委託した場合でも、個人情報を取り扱う上での管理責任は発生することになります。ヒアリングする内容は何でもいいわけではなく、本人に責任が無く、本来自由であるべき内容は確認してはいけません。これらの内容を確認することで、差別などのトラブルにつながることもありますよ。

お気軽にご相談ください。

PIO探偵事務所では、様々なお悩みに対応しております。

お気軽にご相談ください。

探偵コラムColumn