リファレンスチェックは違法行為？トラブルを回避するためのポイント
企業の採用選考において、「リファレンスチェック」が実施されることがまれにあります。他人の過去を調べるということになるので、もしかしたら違法行為に当たるのではと気になる人もいるのではないでしょうか。採用する企業側も採用を望む応募者側も、違法行為など起こしたいはずがありません。そこでこちらの記事では、リファレンスチェックが違法ではないのか、またトラブルにならないために気を付けたい点について解説します。
リファレンスチェックは違法行為ではない
結論から言いますと、リファレンスチェック自体は違法行為ではありません。ただし、リファレンスチェックのやり方を間違えれば違法行為となる可能性はあります。調査のため、企業のため、自分のためなら何でもしてはいいということはなく、違法行為とならないよう慎重に行わなければなりません。
個人情報保護法について
個人情報保護法では個人データの取り扱いについて様々なルールが定められています。リファレンスチェックで集める情報は、応募者たちの個人データです。ですから個人情報保護法を違反しないよう、リファレンスチェックを実施する際は気を使わなければなりません。たとえば、応募者の同意なしに個人データを第三者に渡すことは違法行為となります。これについては前職の企業が遵守すべき規則です。リファレンスチェックを実施する側の企業の立場でいうと、応募者の同意を得なければ前職がリファレンスチェックを拒否してくるであろうということになるのです。
内定取り消しも違法行為に？
リファレンスチェック後に内定を取り消すという行為が違法とみなされることがあります。なぜかというと、内定を出した時点で企業と応募者との労働契約が成立しているからなのです。契約したにもかかわらず取り消すという行為は解雇権濫用法理にあたります。よほどの理由がない限り、内定取り消しは無効です。リファレンスチェックで問題が見つかったからといっても、内定取り消しが法律上簡単には認められないということは覚えておいてください。
リファレンスチェックで企業が気を付けること
それでは、違法行為とならないリファレンスチェックを実施するために、企業側がどのように気を付けていけばいいのかを解説します。
勝手に調査を始めない
応募者や応募者の前職に黙って、勝手に調査を始めないようにしてください。応募者本人の同意を得ずに情報を提供することが違法であると説明しましたが、その情報を取得することも違法になります。たとえば応募者の前職の企業に自分の知人が勤めているからと、その知人から勝手に情報を聞き出すことはしてはいけません。それから最近ではSNSでも情報を集められます。しかしこちらも同意なしに情報を集めることはしないようにしてください。
リファレンスチェックを行うタイミング
内定を出した後にリファレンスチェックを実施し、調査結果に問題があったので内定を取り消すということは違法とされる可能性があることは先述しました。この問題を解決するためには、リファレンスチェックを実施するタイミングを動かせばいいのです。一番いいタイミングとしては面接の後で、実際にこのタイミングでリファレンスチェックをする企業が多くあります。面接の段階で「ほぼ内定」とされる応募者を厳選し、リファレンスチェックを実施後、問題がなければ正式に内定を出す、という流れがいいでしょう。
自社のコンプライアンス体制
採用担当者はもちろんのこと、社内全体で個人データの取り扱いなど法令に関することを知っておき、遵守することが大切です。社内全体のコンプライアンス体制が整うことで、採用選考時だけでなく業務の上でも社内の連携が取れるようになってきます。また応募者を含め外部の人からも信用される企業になることでしょう。
リファレンスチェックで応募者が気を付けること
企業側だけではなく、企業の採用選考に参加する人たちにも気を付けて頂きたいことがあります。リファレンスチェックが実施されると聞かされて、何も考えずに同意してしまう前に確認すべきこともありますので、しっかりチェックしておいてください。
嘘をつかない
書類や面接で嘘をつかないことです。変な嘘をついてもリファレンスチェックで結局バレてしまいます。ちょっと見栄をはりたいだけでついた嘘だとしても、企業側は不審に思うものです。嘘をついて得られるものは何もありませんし、かえって損をする可能性があるので、ありのままの自分で採用選考に臨むようにしましょう。
調査内容の確認
リファレンスチェックは応募者が同意した範囲内で実施されます。そこで同意を求められた際、調査される範囲についてよく確認しておくことが大切です。思ったより広範囲の調査である、調べられたくない職場が調査対象になっているということがあれば、同意しないという選択もあります。ただし、リファレンスチェックを拒否するということは企業側にあまりよくない印象を与えてしまうこともあるので、同意するかしないかは慎重に判断すべきです。
企業のプライバシーポリシー
リファレンスチェックに同意するのであれば、その企業が個人データの取り扱い等において信用できる企業であるかを知っておきたいところです。経営基盤やコンプライアンス体制が整っている企業はプライバシーポリシーを作っていますので確認しておきましょう。個人データの管理については、リファレンスチェックへの同意の際、書面でも説明があるものです。特に説明もなく、どこにも記載がない場合、その企業の情報管理について疑った方がいいかもしれません。
まとめ
リファレンスチェック自体は違法行為ではありません。しかし個人データというデリケートなものを取り扱う行為ですので、違法行為となる可能性があるということは企業も応募者も知っておく必要があります。リファレンスチェックのことを正しく理解し、企業も応募者も気を付けることで違法行為は防げるのです。企業者側は社内のコンプライアンス体制を整え、応募者の同意を得た上、内定を出す前に調査します。応募者側は企業のプライバシーポリシーや調査される内容を確認の上で同意し、ありのままの自分を調査してもらいましょう。当たり前のことばかりですが、間違えてはならないことです。注意しつつ、気持ちの良い契約ができるようにしましょう。
投稿者プロフィール
- 10年以上にわたる探偵経験を持ち、調査分野のエキスパートとして認められている。これまでに手掛けた調査案件は年間200件以上にのぼり、その確かな調査力と洞察力で数多くの難解なケースを解決してきた実績を持つ。特に浮気調査や素行調査の分野で高い成功率を誇り、信頼と実績に基づいた調査を提供することを信条とし、クライアントからの高い満足度を誇る。
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