怪文書が組織内で出回ることも・その場合の対処法について紹介
怪文書というと外部の誰かが自分たちを貶めるためにばらまくものというイメージを持つ人もいるでしょう。そのような場合ももちろんあります。怪文書の犯人を調べてみたところ、実は組織内部の人間だったということもあり得ます。もし組織内で怪文書がばらまかれた場合の対処法についてみていきますので、いざというときのために頭に入れておいてください。
多様化しつつある怪文書
怪文書の手法ですが近年では多様化が進んでいます。手紙やファックス、張り紙といった従来の手法のほかにもメールやSNSなどネットを使った手口も増えてきています。また怪文書の内容についてもさまざまです。
組織内で出回る怪文書の内容とは？
組織内の怪文書の内容ですが、例えば社内の人間関係のこじれによる恨みつらみという場合もありますし、会社の方針に反対する人がばらまくことも少なくありません。組織内の怪文書の場合、在職者であるケースももちろんあります。しかしそのほかにもすでに退職した人、採用試験を受けて落とされた求職者というケースも考えられます。また社員の家族や関係者が作成するケースも見られます。このようにいろいろなパターンが考えられるので、内容を吟味して、どこから出たものなのか確認してみましょう。
社内の雰囲気が悪くなる
組織内の怪文書の場合、社長など特定の誰かにだけ送り付ける場合もあれば、社内に一気にばらまかれる可能性もあります。メールの一斉送信を利用すれば、後者の手法もそんなに難しくありません。もし組織内で怪文書の存在が広く知られると、職場の雰囲気が悪くなるかもしれません。たとえ真実でなくても怪文書にかかれている内容を信じる人も出てきて、会社に対して幻滅してしまう人も出てくるでしょう。
また組織内で怪文書の存在が広く知られてしまうと、犯人捜しの始まる可能性があります。「あの人が流したのではないか？」と疑心暗鬼になってしまって、社内の人間関係がギスギスしたものになりかねません。コミュニケーションも円滑にならないので、作業効率性が下がってしまいます。中には会社の居心地が悪いので退職を希望する従業員も出てくるかもしれません。このように社内の雰囲気が悪化してしまう恐れがあるので、組織内で怪文書が出回ったときには迅速に対処する必要があるでしょう。
組織内で怪文書が流れた際の対処法
もし組織内部で怪文書が流れた場合、どのように対処すればいいのでしょうか？対応策としてどのようなところに気を付ければいいかまとめました。怪文書が出てもあわてることなく、冷静に対処することが何よりも重要です。
むやみに話さないこと
特定の誰かへ怪文書が送られている、大半のメンバーは怪文書の存在を把握していないのであれば、むやみに話すべきではありません。調査する場合でも黙って進めるのがおすすめです。特に組織内部の場合、話した相手が実は怪文書を作った張本人という可能性もあります。話をした結果、証拠隠滅に動く可能性もあります。怪文書の作成に関係ない人に話をした場合もマイナスの影響を及ぼします。怪文書の出回っている事実を知ることで、「この組織は大丈夫か？」と不安をあおってしまう結果につながりかねないからです。
もし一斉送信メールで、組織内のだれもが怪文書の知るところになっているのであれば、これは黙っていると逆に社員の不安を扇いでしまいます。怪文書について組織としてきちんと対応すると明言したほうが、スタッフを安心させます。
組織内の犯行かどうか見極める
怪文書が送られた場合、まずはその内容を精査しましょう。内容を確認すれば、外部犯行か内部の犯行かはある程度見極められるからです。例えば待遇への不満や社外秘の情報が含まれていれば、これは組織内部で怪文書を作成した犯人がいると推定できます。ただし内容を見ても、外部か内部か判別できないようなものもあるでしょう。その場合には探偵などの専門家に相談して、どう対処すればいいかアドバイスをもらったほうがいいです。
組織を第一に考える
内部から怪文書が出た場合には、何よりも重視しなければならないのは組織の環境を第一に考えることです。内容を見て内部犯行の可能性が高いというのであれば、関係者に聞き込みを行いましょう。特に極秘の内容が含まれ、社外にその情報が洩れると大きな損失を被るリスクのある場合には早急に対処しなければなりません。
この時、怪文書の存在を社員がまだ知らない状況であれば、その存在は伏せたほうがいいでしょう。そうなると探偵のような専門の調査機関に聞き込みなどをお願いしたほうがいいです。中には会社の調査の場合、きちんと情報を教えてくれない人も出てくるかもしれません。調査機関のような第三者が行うことで、会社では引き出せなかった情報が出てくるかもしれません。
組織を第一に考えるのであれば、たとえ内部に犯人がいる可能性が高いと判断できるような状況でも決めつける行為は避けるべきです。もし決めつけた相手が実際には怪文書と何のかかわりがなかった場合、「自分は組織から信頼されていない」と思ってしまって、業務へのモチベーションが下がってしまいます。会社への信用を失う結果にもつながりかねません。迅速に対処することはもちろん大事ですが、一方で無理に調査を進めて組織内部の信頼関係を壊さないように細心の注意を払いましょう。
ヒアリングを実施する
調査の結果、犯人が特定できた、証拠も押さえられたのであれば、その人を読んでヒアリングを実施しましょう。その中でなぜ怪文書を送ったのか、その動機を聞き出します。もちろん怪文書を作った人間は許されるものではありません。しかし事情聴取をした結果、組織にも問題がある可能性も否定できません。何か問題があれば、組織内改革も進めましょう。
まとめ
組織内で怪文書が出回った場合、できるだけ早く手を打つ必要があります。でないと怪文書の存在が組織内部で広く知られることになり、場の雰囲気が悪くなります。社外にその情報が広まると、会社の信用を失墜させる結果にもつながりかねません。探偵などプロの調査機関に依頼して、犯人の特定と証拠集めを迅速に行うべきです。
