怪文書が取引先に送られた場合のリスクは？会社がやるべき対応策を解説！
取引先から「あなたの会社に関する怪文書が届いている」と連絡を受けた際に、どのように対処すればよいのでしょうか。怪文書が届いたら、そのまま放置せずにすぐに対応することが大切です。なぜなら、怪文書の内容が何であれ取引先の信用を失うきっかけとなってしまうからです。また、会社にとっても大きなリスクがおきる可能性が高くなりますので、適切に対処する必要があります。この記事では、取引先に怪文書が送られた場合のリスクと会社がやるべき対策について解説します。
怪文書が取引先に送られた場合のリスク
怪文書が取引先などに送られた場合は、会社にはどのようなリスクがあるのでしょうか。ここでは、取引先へ怪文書が送られてきた場合のリスクについて解説します。
取引先からの信用を失う
怪文書があることで、取引先との信用を失う可能性は高いです。なぜなら、真実ではなくても悪い噂のある会社との取引ではリスクがあるからです。取引の担当者が気にしていなくても、取引先の経営者にとっては取引を続けるか検討するでしょう。場合によっては、取引を中止にする可能性もあります。そうなる前には、取引先に対して敬意をもって対応することが必要です。また、怪文書が出回った原因を見極めて、早めに再発防止やトラブル防止などを検討することも大切です。
業界間で噂が広まる
怪文書は、1社だけでなく複数の取引会社に送られている可能性があります。そして、業界内での悪い噂により、会社は大きな影響を及ぼします。最悪の場合は、新規の取引ができなくなるリスクがあります。たとえ、怪文書の内容が真実ではなくても、悪い噂が広まると肩身が狭くなり、取引の継続が難しくなる可能性もあるのです。
社員のモチベーションが低下
もし、取引先に怪文書が送られていることは、社員に知らせてしまうと仕事のモチベーションを下げる可能性があります。しかし、営業担当となると取引先から怪文書の内容を知ることが多いと思います。たとえ、怪文書の内容が真実でなくても、会社を信用できなくなります。結果、取引先とのうまくコミュニケーションが取れなくなり、営業に支障をきたすかもしれません。場合によっては、退職を希望する社員や入社希望者が減少するリスクが生じます。
怪文書が送られた際の適切な対応
もし、取引先に怪文書がと届いているのであれば、きちんと内容を確認して適切に対応することが大切です。ここでは、怪文書が届いた取引先への対応について解説します。
取引先への謝罪
まずは、怪文書が送られている取引先を調査するようにします。取引先が多い場合は、大変だと思いますが、怪文書が送られていないかきちんと確認しましょう。そして、怪文書が送られている取引先のすべてを訪ねて、怪文書によって迷惑をかけた旨をきちんと謝罪をすることが大切です。取引先は、怪文書の内容に関して不安になっていると思われます。取引先への謝罪は、部長クラス以上の社員が担当することにより、会社が怪文書をきちんと対処しているという安心感が得られるでしょう。
怪文書を回収して保管
怪文書に関しては、送られた取引先にお願いして怪文書をすべて回収しましょう。そして、怪文書がどのような内容なのかを確かめて、犯人の想定と目的などを分析していきます。
回収した怪文書は、捨てることがないようにきちんと管理することが大切です。
怪文書がいたずらの可能性もありますが、社員の不満や社内の人事評価などあらゆる原因が考えられます。保管した怪文書は、探偵の調査に必要な情報となり、犯人を特定する手がかりとなります。また、法的措置をする際に必要な証拠でもあるのです。
社内体制や人事制度などの見直し
怪文書は、社員の誰かが会社を訴えるために送り付けるケースもあります。会社は、社員が怪文書を送った犯人だと決めつけて問い詰めることはやめましょう。社内体制や人事制度に不満を持っていても、相談できずに怪文書を送ってしまったこともあります。なので、社内体制や労働環境の見直しなどを検討することが必要です。
また、会社全体でもう一度、社内教育を徹底して、再発防止などを務めるようにしましょう。しかし、社内の不正がどうしても起きる際には、大きなトラブルになる前に定期的に社内トラブル調査を行います。どうしても対応が難しいのであれば、専門家に相談して対策を検討しましょう。
怪文書の専門家へ相談
まずは、怪文書が届いた際には、会社や個人で対処するのはなるべく控えましょう。怪文書の問題を確実に解決するためには、専門家に相談することが必要です。
探偵事務所に怪文書の調査を依頼
怪文書においては、探偵事務所に依頼して、犯人の特定や情報を集めることが可能です。刑事告訴などの法的措置を取るためには、裁判で認められる証拠を集める必要があります。あまり知られてはいませんが、探偵事務所では筆跡鑑定も調査内容に含まれています。専門の鑑定人の目で、犯人を見極めることが可能です。なので、筆跡鑑定の実績がある探偵事務所に依頼するようにしましょう。
脅迫に近い内容であれば警察に相談
怪文書被害において、警察に相談する方法もありますが、緊急性がなければ対応が難しい場合が多いです。特に、怪文書においては、犯人の特定することが困難なため、犯人に関する客観的な証拠が必要となります。そのためには、不法行為であるという証拠を入手しているかが重要なポイントです。警察に相談にする前に、探偵事務所などに怪文書に関する調査を依頼して証拠を集めることも検討してみましょう。
賠償請求するのであれば弁護士に相談
もし、探偵の調査によって怪文書を送った犯人を特定でいたら、損害賠償請求や刑事罰を請求できる可能性があります。その際には、直接やり取りするのではなく、弁護士に相談することをおすすめします。法律の専門家である弁護士に代理で交渉することで、慰謝料請求に関する手続きをスムーズに行うことができるでしょう。また、後のトラブル発生を未然に防ぐことも可能です。
まとめ
怪文書が送られてくると不快になってしまいますよね。もし、取引先に怪文書が送られた場合は、会社に影響する前に適切に対処する必要があります。怪文書の影響により、新規の取引に支障をきたす可能性が高いです。なので、怪文書を甘くみずに、きちんと対処することで取引先との信用を守ることができます。まずは、怪文書を専門に扱う探偵事務所に調査を依頼して、犯人を特定する証拠を集めることが必要です。
