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反社との取引に覚書は有効なのか?反社排除運動

反社チェックを行なっても、反社との取引リスクをゼロにできるわけではありません。万が一反社組織と契約を交わしてしまった場合、契約書や覚書で契約を無効にすることはできるのでしょうか?そこで、今回の記事では、反社との取引において覚書の効力や、契約を破棄させるための方法を解説していきたいと思います。

契約書と覚書の違い

契約書という言葉はよく聞きますが、覚書はあまり馴染みのない言葉かと思います。そこで、ここでは契約書と覚書の違いについて解説したいと思います。

覚書とは

覚書とは、忘れないように聞き留めておく文章、メモ、備忘録などのことを言います。ただし、これは一般的な覚書のことで、法的には「簡潔な契約書」のことを意味しています。すなわち、覚書だとしても、書面内容に「当事者同士の契約意思」を証明する内容が記載されていれば、契約書と同じ扱いになります。
暴力団排除条例では、専用の覚書を作成することが多く、反社組織に対して契約書として提示することがあります。

法的拘束力の違い

契約書の他に、覚書、念書といった概念の書面が存在しますが、法的には契約書に題名をつける義務などはなく、契約内容が分からない題名であっても、「当事者同士の契約意思」が表明されている証拠があれば、法的効力は同等のものとなります。
また、契約書への署名や押印などがなくても、法的には契約書としての効力を示しますが、署名、押印のある契約書の方が、証拠としての価値が向上します。

覚書を使う場面

法的拘束力が同じなのであれば、覚書を使う必要性はあるのか?という疑問が生まれます。覚書は契約書と比べて、簡素な内容で作成することが可能であるため、以下のような場面で使用されることが多くなっています。

  • すでに契約した契約内容の条件変更に使う書類として
  • 企業と個人間で取り扱われる個人情報の書類として
  • 基本契約に対して、個別の契約条件を定める書面として

このように、急を要する書面や、個別に契約内容を変更する場合に使用することが多く、覚書には長い契約内容を記載する必要がないため、時間短縮のメリットにもなります。

反社に覚書を使うタイミングは?

契約書であれば、反社組織に関わらず、取引先として契約を交わす際に必ず使用しますが、反社に覚書を利用するタイミングはどこなのでしょうか?

これから契約を行う取引先の場合

初めて契約を行う取引先については、詳しい条項を載せた契約書を交わすことになりますが、ここで反社組織排除を目的とした覚書を提示することになります。覚書内には、反社排除条例に基づいた規約を記載し、覚書内の規約に違反した場合には、契約を無効とする旨を記載しておくことが大切です。

既に契約済みの取引先、提携先の場合

既に多くの取引先が存在している企業であれば、反社勢力排除条例に基づいて、各社に対して覚書を
発行します。発行時期は、企業側で反社排除条例に関する条項が定められた、もしくは変更された時点となるため、それぞれの企業によって異なります。
大切なのは、覚書を作成する前に、反社組織との取引が第三者に発見されてしまうことがないようにすることです。反社排除条例に該当すると、反社と関係を持った企業も同様の制裁が与えられてしまう可能あり、覚書の制作は早ければ早いほどいいということになります。

社員、取引先全ての契約時

反社との取引を断絶するために、新入社員、中途採用社員、取引先全てに対して、企業と関わりを持つ時点で覚書を発行する場合もあります。新規で立ち上げた事業や、新規参入企業である場合、コンプライアンスに触れず、クリーンなイメージを保つためにあえて、こうした対応策を取ることがあります。

覚書を作成するにあたっての注意点

このように、反社組織との取引を未然に防ぐために、覚書という方法はとても有効な手法です。しかし、その覚書も、内容が曖昧であると法的効力を成さない場合があるため、以下の点に注意して作成する必要があります。

反社会的勢力の定義を明確にする

対象となる反社会的勢力が、どのような団体であるのか、その定義を明確かつ網羅的にしておく必要があります。また、定義については「暴力団排除条例」に基づいている必要があるのもポイントです。
ここで曖昧な情報を記載していると、法的な定義に当てはまらず、覚書として効力を果たさなくなってしまいます。覚書に記載する内容は「指定しすぎ」なくらい過剰に書いてしまって構いません。

反社勢力の行為についても規制する

暴力団を規制するだけではなく、暴力団やその関係者が行う行為についても「禁止」する内容を記載しておく必要があります。反社組織が行う行為には、暴力行為、強迫行為が含まれており、こうした条項を記載しておくことで、反社会的勢力に該当しない場合でも、法的に有効になります。

無勧告解除を定めておく

暴力団排除に関する条項に違反した場合は、契約解除や、相手の意思と関係なく途中契約解除が行える「無勧告解除」を適応するという項目を追加しておきましょう。
無勧告解除は、契約内容に相違があった場合に行える契約解除方法で、契約後に反社組織であることがわかった場合の契約破棄方法として利用することが出来ます。無勧告解除を定めていると、法的にも非常に有利であるため、覚書を作成する際には必ず記載しておきましょう。

表明保証を記載しておく

暴力団排除条項に基づき、自身が「反社組織と関わりがない」ことを表明し、保証し合うための内容です。保証内容に関しても、いくつかのパターンが考えられるため、適切に定めておく必要があります。

まとめ

今回の記事では、反社会的勢力との契約において利用できる覚書についてご紹介致しました。覚書には契約書にはない多くのメリットがあり、暴力団排除条例に基づいた内容を作成するには最適の方法と言えるかも知れません。しかし、覚書を作成するからといって、契約書に暴力団排除条項を記載しなくて良いわけではありません。契約書内に暴力団に関する条項をしっかり記載することで、覚書の効力が大きくなります。万が一、内容に不安を感じるようであれば、弁護士へ相談することをお勧め致します。

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