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探偵コラム

面接まで進んだ中途採用者の身辺調査を行う理由と方法とは

ここ数年、日本でも定着しつつあるのが中途採用者の身辺調査です。

しかし、企業側としては違法かどうか気になるところであり、採用候補者はどういうことを調査されるのか不安になるものです。そこで、企業が調査を行う理由や効果、自社調査が可能かどうかなどを解説します。 

中途採用者の身辺調査

昔と比べて転職のハードルは低くなり、中途採用で人材を確保することも一般的になりました。すでにスキルと経験があり、即戦力となる反面、前の職場を辞めた理由なども気になるのが本音です。外資系の会社や大手企業では、中途採用する際に身辺調査を行うことがあります。

身辺調査をする理由と方法

何かあやしいところがあるときに身辺調査を行うと思うかもしれませんが、そうとは限りません。もちろん履歴書の記載内容や面接時の受け答えに偽りがないか確認するという側面もありますが、採用後の不一致を防ぐためでもあります。

能力が高くても働き方のスタンスや相性が合わなければ、実際に働き始めてから思わぬトラブルが発生したり、離職率の増加にもつながります。

採用した後にひっくり返すことは、よほどの事情がなければ困難です。企業側は再度、求人しなくてはならず、採用候補者も転職活動を再開することになります。それは企業だけでなく、採用候補者にとっても避けたい事態です。

調査方法は2つあります。

ひとつは自力で調べることですが、一般企業だとできる範囲がかなり限られるため本格的な調査をしたい場合には向いていません。お金がかからないので基本的なことだけ、念のための確認という場合にはいいでしょう。

もうひとつは興信所や探偵などのプロの調査会社に依頼することです。

お金や時間などコストはかかりますが、しっかりと調査できます。

個人情報保護法と身辺調査

企業が採用候補者の身辺調査を行う際「違法じゃないのか?」と不安の声を耳にします。

そう感じる要因は、2003年に施行された「個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)」にあります。身辺調査はまさしく個人情報を調べる行為なので、健全な企業経営をしていれば心配になって当然です。

自力の調査は可能?

自社での身辺調査は個人情報保護法などに抵触するのか?という疑問の答えは、条件を満たしていれば問題ありません。

その条件とは、以下の通りです。

対象者に身辺調査を行うことを通知、調査後に報告する。

対象者に取得した情報の利用目的を通知し、目的以外では使用しない。

個人に対して配慮が必要な情報を調べるときは、対象者に許可を得ること。

つまりは利用目的とともに身辺調査を行う旨を伝え、調査結果を報告し目的以外では使わなければ違法ではありません。前職の上司に問い合わせをするリファレンスチェックも、きちんと説明をして同意を得ていれば行えます。

気になるのが、配慮が必要な情報とは何をさすのかということですが、2017年5月の法改正で、個人情報保護法に「要配慮個人情報」が定義されています。

該当するのは、人種(民族、種族的な出身で単なる国籍は該当しない)、信条、社会的身分(職業的地位や学歴は該当しない)、病歴、犯罪歴、犯罪の被害、不当な差別、偏見、不利益が生じると政令で定められた情報です。

探偵なら通知不要?

自社ではなく、探偵が身辺調査を行う際にも、本人に通知しなくてはいけないのか気になります。

2004年に警視庁から通達された「興信所が講ずべき個人情報保護のための措置の特例」および、2007年6月に施行された「探偵業法」によって、利用目的の特定化や不正な手段による情報取得の禁止、本人の通知・同意を得ることなどが定められましたが、個人情報保護法の通知をしなくていい特例措置の項目のひとつとして 「(ウ) 対象者が依頼者の法律行為の相手方となろうとしている者である場合であって、当該法律行為をするかどうかの判断に必要な事項について調査を行うとき」と記されています。採用は労働契約という法律行為なので、通知せずに調査をしても問題ないと考えられています。

これだけはしておきたい事前準備

中途採用候補者の身辺調査を依頼するときにも必要な準備があります。

二度手間になったり、知りたい情報を取得するためにも丸投げするのではなく、しっかり準備しておきます。

候補者の情報と知りたい項目のピックアップ

まず必要なのは、調査対象者の細かい情報です。

住所、氏名、年齢、電話番号、顔写真、勤め先などの基本的な情報はもちろんですが、履歴書や面接時で気になることがあれば、それも記します。ちょっとした違和感でも、何かのヒントになるかもしれないので臆せず伝えましょう。調査のプロである探偵のフィルターを通せば、見え方は変わります。

そして、調査を行う理由と知りたい項目を具体的に挙げることです。

探偵といえども、要配慮個人情報を本人の許可なく調べることはできないため、内容によっては依頼を断られる可能性もあります。

しかし、どういう情報が該当するのかイマイチわからないという人もいるでしょう。最初から「これを調べてほしい」と決めつけるのではなく、ピックアップした項目が調査可能かどうか相談したほうが安心です。その判断をするためにも項目だけでなく、なぜ知りたいのかという理由も重要になります。

少しでも気になることはすべて箇条書きにするのがオススメです。

例えば、履歴書の虚偽の有無、前職での評判や退職理由、素行などの人となり、借金の有無、面接時、〇〇の対する返答△△の真偽といった感じです。できるだけ多くの情報を揃えることで見積りなどがスムーズに進み、より効果的な調査が可能になります。

中途採用の身辺調査まとめ 

中途採用候補者の身辺調査について解説しましたが、いかがでしたでしょうか。

自社で行う際には必ず本人に利用目的などを含めて通知し、結果の報告が必要です。前の職場に無断で電話をかけて問い合わせることは、ついやってしまいがちですが、個人情報保護法に抵触するおそれがあります。

しかし、興信所や探偵での調査は要配慮個人情報以外であれば、本人に通知せず行えると考えられています。コストはかかりますが、採用後にトラブルを防ぐ意味でもプロに頼んだほうが賢明だといえます。

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