採用調査をするのは違法？！適正に行うために注意すべき点とは？
新しく自分の会社に合った人材を獲得したいと思っているけれど、採用調査をすることは違法になるのではないかと心配な方は多いのではないでしょうか？
確かに、個人情報に厳しい現代において、採用調査は違法になるのではないかと気になるお気持ちはよくわかります。
この記事では、採用調査をするのは違法かどうかについてお話しますので、採用調査について詳しく知りたいという方は、参考にしていただけると幸甚です。
採用調査は違法ではない？
採用調査とは？
採用調査とは人材を採用する前に、探偵をはじめとする調査会社に人材の調査を依頼したり、会社や企業独自で人材の調査を行うことを言います。
求職者が履歴書に書いていた経歴を詐称していないか、面接で話していた内容に間違いがないか、前の職場でのトラブルや同僚とのコミュニケーション能力の有無などを調査します。
事前の採用調査をすることで、その人の性格や能力を知ることができますし、会社に合った人材か適性を把握することも出来ます。
もちろん、求職者が面接の数分間で自分を知ってもらえるだけのアピールが出来たり、履歴書を正確に書いてくれれば問題はありませんが、実際のところはそううまくいきません。
数分の面接で、求職者の人となりを十分に把握することはできませんし、履歴書にも都合の悪いことは書いていなかったりします。
求職者はそれでもいいかもしれません。
でも採用する会社や企業からすると、出来るだけ自分の会社や企業に合った長く働いてくれる優秀な人材を確保したいと思っていますし、人材確保のためにたくさんのお金をかけています。
また、万が一これまでにトラブルを起こした人材を採用することで、自社にとって損失をもたらしたりすることにもつながりかねません。
だから採用で失敗しないように、採用調査を実施したいと企業や会社が思うのは、当然ともいえます。
採用調査は違法ではない
採用調査をすることや、採用調査の結果から採用の合否を判断することは違法ではありません。
法律で、採用時の採用調査に関して違法とされていないためです。
ただし、これは採用調査が適法で公正な手段によって行われた場合のみということになります。
採用調査の内容や調査方法によっては違法となるため、細心の注意を払う必要があります。
採用調査が違法になることもある
能力・適性とは関係のない事柄”は必要情報ではない
厚生労働省のホームページでは、公正な採用選考をするための基準が挙げられており、そこに“応募者の能力・適性とは関係のない事柄で採否を決定しない”と書かれています。
これは、採用調査でも“能力・適性とは関係のない事柄”は必要ないということになります。
つまり出生地や本籍地に関する他、家族や住宅状況、生活環境・家庭環境といった、個人の能力や適性に関係のないことに関しての調査は違法となりかねませんので、しないようにしましょう。
就職差別につながる調査は違法
採用調査は、なんでもやってもいいというわけではありません。
差別につながるような採用調査を行うのは、もってのほかです。
個人情報保護が厳しく言われる現代において、職業安定法にて社会的差別の原因となるおそれのある、個人情報の収集は認められていません。
よく言われるのが、部落差別ではないでしょうか。一昔前までは採用調査と称して、求職者本人の出身地や本籍を調べて、部落出身者を採用しないということがよくありました。
これは立派な差別につながる採用調査となります。
採用調査をどこに頼む？
採用調査は二通り
採用調査を行うにあたって、自社で行う方法と、探偵をはじめとする調査会社に依頼する方法があります。
自社で採用調査を行うことは、費用を抑えることができますが、労力もかかりますし調査出来る範囲に限りがあります。
また、調査に関しては素人なので、個人情報保護に触れるような調査をしないとも言い切れません。
一方で、探偵をはじめとする調査会社に採用調査を依頼することは、プロに任せることになるので、自分たちの得たい情報を的確に得ることができます。
依頼した探偵や調査会社が違法調査をすることもある
いくら適正な採用調査を願っていたとしても、委託調査を依頼した探偵や調査会社が、違法な採用調査をしてしまうことも考えられます。
依頼先の探偵や調査会社が違法な採用調査をしてしまった場合、調査を依頼した会社にも責任が及ぶ可能性があるので、信頼できる調査会社を選択する必要があります。
中途採用者の場合は、“退職証明書”を活用することも出来る
中途採用の場合は、求職者から“退職証明書”を提出してもらうことで、勤務していた期間やどんな仕事をしていたのか、どういった理由で退職したのかということを確認することができます。
求職者の中途採用をする前に、採用調査をしたくても費用をかけたり労力を割くことができないという場合は、求職者から“退職証明書”を提出してもらえると助かります。
“退職証明書”によって、履歴書の内容の裏付けができ、求職者からしても次に働きたいと思っている会社や企業との信頼関係の構築の第一歩となってくれるのではないでしょうか。
この“退職証明書”は、退職する日時が決まっていれば、退職前に発行の申請しておくことも出来ます。転職を考えているのであれば、退職する前に発行してもらった方が、転職先から退職証明書を求められた時スムーズに提出できます。
この“退職証明書”は、求職者が退職2年以内であれば、前の会社に発行を申請することができます。
だから会社や企業が人材の中途採用をしようとする場合、求職者が“退職証明書”を持っていなくても、求職者が退職２年以内であれば、“退職証明書”の提出を求めることができるので、良かったら依頼してみてはいかがでしょうか。
まとめ
採用調査は違法ではありませんが、違法になる危険は十分あります。
個人の情報を得るということは、とてもデリケートな問題なので仕方がありませんが、トラブルを回避するためにも、どういう調査が違法となるのかよく把握しておきましょう。
自社で行うには労力も伴いますので、プロである探偵など調査会社に依頼をするというのも、一つの方法です。
