就職・転職される方も必ず知っておきたい「採用調査」の存在
採用と内定を受けるために企業側が採用調査を実施する場合があることをご存知ですか？採用調査を行うこと・調査結果を基に採用可否を判断することは違法ではないのですが、調査される内容や方法によっては違法調査になってしまうこともあり正確な調査を行うことが重要となります。
今回は、採用調査の流れや重要なポイントなどについて詳しく見ていきましょう。
そもそも、採用調査とはどんなもの？
採用調査とは、採用候補者の能力や適性を確認するために行われる調査で、経歴や資格・実務能力や評判などを主に調査されます。信用がある人物か・業務上の適性があるかなどを採用調査で知ることができると言われています。
また最も有効性があるとされる前職調査はリファレンスチェックとも呼ばれ、実施頻度も非常に高い採用調査の1つです。転職活動のご経験がある方には馴染みのある方もいらっしゃるかもしれませんね。
採用調査が行われる場合は、調査同意書が必要となる
日本国内においての採用調査実施の場合は、採用候補者の同意が必要となります。
そのため企業側にとっても個人情報保護の観点から調査方法に慎重にならなければならないため、学歴や資格のなどの確認が比較的容易なものに関しては卒業証明書や資格証明書の提出を求められることも少なくありません。
採用候補者の前職の退職理由の確認方法に「前職に退職証明書を発行してもらう」ケースもありますが、自己都合が理由であっても必ずしも友好的に退職しているとは限らないため採用候補者が消極的であったり、そもそも前職がきちんと取り合わず発行しないケースなどもあるようです。
調査できない項目について
採用調査を行うことは違法でないとお伝えしましたが、調査内容は個人情報に大きく関わる内容なため、特に人権侵害に繋がりかねない項目の調査は行うことができません。
具体的には社会階級に関する事項・思想や宗教に関する事項・労働組合に関する事項などがあり、厚生労働省の指針でも原則認められないと記されています。
また各都道府県の条例よってはこれらの調査が行われた場合に罰則が設けられている・禁止されている例もあることから、年々企業の法令順守の意識が求められています。
違法とみなされた採用調査のケース
採用調査の調査内容によっては、様々な法律などで違法と判断されるケースもあります。
(1)被差別部落に関する調査(出身地や本籍など)
…そもそも戸籍などを不正取得し、本籍地や家族構成などを調べるといった事案がありました。差別に繋がりかねない採用調査は人権侵害とも考えられます。
(2)外部への委託先の違法行為でも依頼している企業側に責任が及ぶ事もある
…採用活動を行っている企業が採用調査を行う際に自社で調査を行うことは時間的にも人員的にも困難なため、多くは探偵事務所などの外部業者に委託されます。
しかし委託先が違法な情報収集などを行った場合、依頼側の企業が法的責任に問われることがない場合でも社会的批判・企業のイメージダウンなどに繋がる恐れがあるため、結果受ける損害は大きいと言えます。採用調査の委託先はしっかりと法令遵守意識の高い実績のある業者を選択することが大切です。
(3)内定後に逮捕歴等を理由に内定取り消しを行う場合
…内定者が過去に犯した罪と業務内容に大きな支障が生じる場合は認められるケースがありますが、基本的に支障をきたさないと判断されるケースでは不当な内定取り消しとされ、企業側に違法性を指摘される場合があります。
中途採用などの前職にまつわる調査は難しくなってきていることも
主に経歴詐称を調べるために行われるものですが、近年では個人情報保護の観点から
前職企業に情報提供の依頼をしても断られるケースが増加しています。
しかし警備業界・金融業界などの法の規定により犯歴のある人は業務に従事できないと決まっている・前職などで金銭に関するトラブルが無かったかなど信頼がおけるか確認が必要な場合は採用調査が行われるようです。
本人からの同意書なしでの採用調査(リファレンスチェック)の場合について
日本国内でも近年取り入れられているリファレンスチェックは、様々な方法があります。
主に中途採用の際に用いられる就職応募者の経歴確認や身元確認のためのもので応募者本人がリファレンスレター(推薦文)と持参して面接するケース・提出されているリファレンス先に企業側が問い合わせ確認するケースなど様々です。
確認される内容は業種などにより様々ですが、一般的には勤怠･仕事の内容や成果・退職事由などを採用候補者の職務経歴書と照らし合わせ事実かどうか確認されることが多いようです。経営戦略上、重要なポジションの採用になればなるほど書類や面接だけでは測りきれない情報を第三者等など通じて確認されます。
主に最終選考時に行われる場合が多くビジネス上のリスク軽減のために行われるためで、リファレンス先には前職の上司をはじめ同僚などの採用候補者の利害関係者が選ばれることが多いようです。
リファレンスチェックはその性質から本人の同意を得ずに行うと個人情報保護法に抵触する可能性があるため、原則本人からの同意が前提で行う必要があります。
まとめ
ここまで日本国内において多く行われている採用調査について詳しく見ていきました。
採用試験の最終段階などで主にされる採用調査は、本人の提出した学歴や資格に誤りがないかの確認や、経営戦略の上で重要なポジションでの起用を検討する際などに前職での実績や人柄の判断に使用されるもので、採用調査が行われることは違法ではありません。
採用調査で調査される項目には、プライバシー侵害にも関わるデリケートな情報も含まれることが多いため、差別的な採用が起こらないように調査に配慮すべき項目も存在します。
そして企業側が行う採用調査は、原則本人の同意の下で行われます。
本人の同意がなく行われた場合は、個人情報の収集方法などに個人情報保護の観点から違法性が疑われることもあり、名誉毀損・プライバシー侵害・人権侵害などを指摘される場合もあります。
採用調査は適切に行われれば、企業側にも新たな人材とのミスマッチを防げ、経営上有益なものとなりますし、採用候補者にとっても客観的な情報により自身を表現できる有益なものとなります。双方の同意のもと適切な採用調査が行われることは、本来お互いにとてもメリットのあることだと言えるでしょう。
投稿者プロフィール
- 10年以上にわたる探偵経験を持ち、調査分野のエキスパートとして認められている。これまでに手掛けた調査案件は年間200件以上にのぼり、その確かな調査力と洞察力で数多くの難解なケースを解決してきた実績を持つ。特に浮気調査や素行調査の分野で高い成功率を誇り、信頼と実績に基づいた調査を提供することを信条とし、クライアントからの高い満足度を誇る。
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