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探偵コラム

採用調査って実際どんなものなの?必要書類などを詳しく解説します!

企業の人材採用に関わっている方なら、採用調査というものを一度は耳にしたことがあるかもしれません。しかし、採用調査はあまり表立って取り上げられることが少ないものです。その謎に包まれた実態に不安を感じて、これまで利用を躊躇ってきたという方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。今回はそんな皆様に向けて、採用調査の概要を詳しくお伝えしていこうと思います。採用調査を意味レベルから詳しく解説しますので、採用に関する知識が全くないという方も安心してお読みください。

採用調査ってそもそもどんなもの?

「採用調査」という単語は聞いたことがあるけれど、どんなものなのか見当もつかない、という方のために、ここでは採用調査の基本情報についてお話ししていきます。

採用調査は信用調査である!

採用調査は、採用候補者たちを調査することによって、面接や履歴だけでは分からないあらゆる問題を明らかにするための信用調査です。もちろん全ての採用候補者が、採用に不利になる問題を抱えている訳ではありません。しかし、虚偽の申告や経歴の詐称など、採用を勝ち取るために平気な顔で嘘をつく人も中には存在します。そんな人物がいないかきちんと調査し、候補者たちの信用性を高めるのが採用調査の役割であると言えます。

依頼する場合は調査会社へ!

採用調査は、専門の調査会社に依頼することで簡単に行うことが可能です。調査サービスに関する情報を公式サイトで紹介している企業も沢山ありますので、気になった方は一度複数のサイトを覗いてみると良いでしょう。中には、「一般職」の採用と「役員・幹部候補」の採用で、調査内容を細かく分けている企業などもあるので、調べていくうちに自社のニーズにぴったり当てはまった調査会社を見つけられるかもしれません。

調査には様々な制約がある

採用調査には、いくつかの留意点があります。近年、プライバシーの侵害や個人情報の保護などがますます重要視されるようになってきており、調査は個人情報保護法などの法律を遵守した上で慎重に行うべきものとなっています。本人に黙って調査するのは絶対に不可能なことですので、採用調査を行う場合は必ず本人の同意を得るようにしてください。また、退職者にまつわる情報も本人の承諾を得ないまま他企業に提供してしまうと、後々トラブルになる可能性が非常に高いです。情報の取り扱いに関しては、慎重に行動することが大切だと言えます。

採用調査にはどんな書類が必要なのか

採用調査で必要になる書類には、例えばどんなものがあるのでしょうか。ここでは、法令遵守のために揃えなければならない書類についてご紹介します。

採用候補者の調査同意書

先ほども記載しましたが、採用調査を実施する場合は本人の同意が必要不可欠です。そのため、企業側は事前に調査同意書を必ず取得するようにしましょう。採用候補者の職歴照会等においても、同意書は必須となります。

本人の委任状

基本情報だけでなく、一歩踏み込んだところまで調査範囲を広げたいときには、委任状が必要になるケースもあります。情報開示に委任状の使用が義務付けられている場合もありますので、調査を依頼する前にしっかりとリサーチしておくのが良いでしょう。

本人の身分証のコピー

調査に必要な情報を提供するほとんどの機関では、本人の身分証のコピーが必須です。調査を依頼する際に、必ず準備しておくようにしましょう。

採用調査で分かること

採用調査の実態についていろいろお話ししてきましたが、調査の結果いったい何がわかるのでしょうか。数ある調査項目の中で、メジャーなものをいくつかお伝えしていきます。

調査項目①:学歴や職歴

学歴や職歴を詐称しているかどうかは、候補者の信用問題に関わる重要な項目です。学歴は、卒業証明書の提出を求めて事実と照合したり、関係者に確認をとったりすることで調査します。職歴に関しても、入退社日や雇用形態に虚偽がないか過去の勤務先に電話で確認をとるなどして調査を行います。

調査項目②:勤務態度や退職理由

職歴上では魅力的に見えても、勤務態度や退職理由に大きな問題を抱えていたら意味がありません。これらも、過去の勤務先の上司や同僚に電話やアンケートをすることで確認をとります。一般的には、「リファレンスチェック」と呼ばれており、外資系企業の中途採用などでは頻繁に採用される手法です。

調査項目③:反社会勢力との繋がり

採用者が反社会勢力と繋がっていたなどということがもし発覚すれば、会社全体の信用問題にも影響しかねません。そのような不祥事を防ぐためにも、反社チェックは行っておいて損のない項目です。採用調査の一環として、調べてもらうことが可能です。

調査項目④:人間性

候補者の人間性も、採用を決める上で見極めておきたいポイントの一つです。面接でなんとなくの雰囲気は掴めるかもしれませんが、実は過去にとんでもない問題行動を起こしていたと言う場合もゼロではありません。何より就職がかかっている状況で、自分のことを赤裸々に語る人なんてほとんどいないでしょう。調査を行うことで、その人のマイナス面もしっかり把握しておくことができます。また、破産歴や民事訴訟歴などを調査することも可能です。

調査項目⑤:インターネットメディア

最近だと、インターネットに関する調査も活発です。検索や主要SNSで過去に不適切な発言や行為をしていないかを確認します。デジタルタトゥーを抱えた人物を採用することは、企業にとって少なからずリスクがありますので、調査はしっかりと行ったほうが良いと言えます。中には、採用候補者の「裏アカウント」を特定するサービスを提供している企業などもあります。

まとめ

採用調査に関する様々な情報をお伝えしてきましたが、いかがだったでしょうか。採用調査は規制が厳しくなってきており、プライベートな部分に踏み込みすぎると法に反する危険性があります。しかし、ルールを守れば高効率・低リスクで採用を行うことができる優れものですので、機会があれば利用してみるのも良いかもしれません。この記事が、皆様の生活に少しでも役立てたのなら幸いです。

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