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探偵コラム

リファレンスチェックとは?人事・採用担当者が知っておきたい注意点

中途採用選考にリファレンスチェックを導入する企業が増えてきました。求職者の情報を第三者に照会することで、経歴詐欺のリスクを防ぐなど、多くのメリットがあるからです。

ただ、実施にあたっては注意すべき点が多いことも事実です。リファレンスチェックの導入を検討中の人事・採用担当者の方が、円滑に実施するためのポイントを解説します。よりよい中途採用活動の参考に、ぜひご覧ください。

リファレンスチェックを導入するメリットとは?

職歴詐欺などのリスクを事前に防ぐ以外にも、リファレンスチェックの導入で得られるメリットについて紹介します。

採用後のミスマッチを減らせる

求職者と採用企業の間に起こり得るミスマッチを減らす点は、リファレンスチェック導入による大きなメリットの1つでしょう。求職者の業務能力や人柄などを採用選考の段階で確認できるので、企業とのマッチ度をより明確に判断できるからです。

せっかく苦労して中途採用しても、入社後に職場環境や仕事内容に不満を持って短期間で退職していく人も少なくありません。リファレンスチェックは求職者とのミスマッチを防ぎ、離職率を低く抑えることに役立ちます。

求職者との信頼関係が築ける

リファレンスチェックを行うことによって、採用企業は求職者に関する信頼性の高い情報を獲得することができます。求職者発信の情報の信ぴょう性を、第三者となるリファレンス先に照合して、しっかりと事実確認をするためです。

また、求職者が就業中であれば現在の会社が、離職中なら直前の会社が、リファレンス先になることが主流です。直属の上司や同僚などから、求職者の実際の働きぶりについて具体的な話が聞けるので、大変参考になります。

そもそもリファレンスチェックは、求職者からの許可がなければ実施できません。第三者への身元照会に前向きな求職者とは、人事・採用担当者としても信頼関係を築きやすくなるでしょう。

多角的に採用可否の判断ができる

リファレンスチェックを導入すれば、採用の可否を多角的に判断できるようになる点も大きなメリットでしょう。履歴書や短時間の面接でわかるのは求職者から発信された情報に限定されます。リファレンス先からの客観的な視点を得ることによって、求職者の人物像や仕事ぶりなどが多角的に理解することが可能です。

リファレンスチェックを入れることで、総合的な観点から求職者の採用選考ができるようになります。人事・採用担当者は、入社後に活躍が期待できる人材をより広い視野から判断するチャンスを得られるでしょう。

リファレンスチェックを実施するときの注意点

リファレンスチェック実施に際して、人事・採用担当者の方が注意すべきポイントを解説します。

必ず求職者からの実施許可を得る

違法性のないリファレンスチェック実施のために、まずは求職者から実施の許可を必ず得ましょう。求職者が実施を許可すれば、リファレンスチェックで個人情報が開示されることに違法性はなくなるからです。一方で、求職者の承諾を得ずに勝手にリファレンスチェックを行うと、個人情報保護法に抵触し罰せられるリスクがあります。

リファレンスチェックには実施方法が2つあります。求職者の方から企業へリファレンス先を伝えるパターンと、求職者の許可を得て企業がリファレンス先を選定するケースです。いずれの方法でも事前に求職者の実施許可をもらう必要があることは、人事・採用担当者として心得ておきましょう。

リファレンス先の情報はしっかり確認

求職者からリファレンス先を指定された際に注意したいのは、なりすましによる推薦です。知人や友人にリファレンス先になりすましてもらって、経歴詐欺などを隠そうとする求職者も存在します。採用企業側がなりすましに気付かずにリファレンスチェックを実施して、内定後に虚偽が発覚するケースも少なくありません。

特に、ソーシャルメディアを使って採用活動を行っている企業は、リファレンス先が信頼できるかどうかをしっかり確認する必要があります。対策として、リファレンス先の連絡先、勤務先などの詳細な情報を必ず求職者に明記してもらいましょう。第三者が信頼できる人物であってこそ、リファレンスチェックで得た情報は価値のある採用の判断材料となり得ます。

特別に配慮が必要な質問内容は避ける

リファレンスチェックでは、質問内容にも注意をすべき項目があります。具体的には、人種や国籍、思想や宗教に関すること、家庭環境や病歴などです。これらの項目は社会的な差別などの不利益を被る可能性があるため、特別に配慮が必要な個人情報とされています。リファレンスチェックを実施する際には、求職者のプライバシーにかかわる内容の質問は絶対に避けましょう。

求職者の過去の実績や業務能力、人物像などについて第三者に照会することがリファレンスチェックの目的です。そのため、企業からの質問で主流なものとしては、求職者の実績や勤務態度、業務スキル、人柄といったカテゴリーになります。求職者からの情報の確認と、職場での働きぶりに関する客観的な意見を聞くことを前提とした質問内容を考えることが大切です。

リファレンスチェックを拒否されたら

求職者の中には、リファレンスチェックを拒否する人もいます。現在の職場に転職活動をする報告をしていない求職者に対しては、内定前にリファレンスチェックを実施することは困難でしょう。また、経歴詐欺などの発覚を恐れて拒否している場合も考えられます。

事前にリスクを回避して求職者との信頼関係を築くためにも、拒否する理由を求職者にきちんと説明してもらうことが大切です。その上で、どうしても難しいということであれば、卒業証明書や成績証明書などを提出してもらって安心材料としましょう。

虚偽が発覚したときの対処法

リファレンスチェックで求職者の虚偽がみつかった場合に、人事・採用担当者はどのように対応するのでしょうか。虚偽発覚のタイミング別にまとめました。

内定前なら採用可否の判断材料に

内定前にリファレンスチェックを実施して求職者の虚偽がみつかったら、まずは速やかに事実確認を行います。虚偽を行った理由と本当の経歴について、求職者にしっかりと確認することが大切です。その上で、採用の可否を判断しましょう。

内定後は慎重に判断することが必要

内定後にリファレンスチェックを実施して職歴詐欺などが発覚するケースもあります。労働契約があるので、内定後の虚偽発覚では重大な経歴詐欺などの「合理的な理由」がない限り内定を取り消すことはできません。そのため、内定を出す前にリファレンスチェックを実施する企業が多いともいえます。内定の取り消しが可能かどうかを、慎重に判断する必要があるでしょう。

まとめ

中途採用でリファレンスチェックを実施するメリットや注意点について紹介しました。求職者の虚偽が発覚した場合の対処法についても知っていただけたのではないでしょうか。リファレンスチェックの導入を検討して、企業にマッチする人材選びを加速させましょう。

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