リファレンスチェックをする時は、誰を対象に選び、何に気をつけるべきか？
リファレンスチェックとは、面接に来た応募者のことをよく知るために、企業が応募者をよく知る人物から応募者の情報を聞くことをいいます。リファレンスチェックを行う際の対象者は、前職の企業の上司や同僚など、応募者の近くで働きぶりや人柄を見ていた人になります。
では、その対象者の選び方と、選ばれた対象者の答え方は、どのようにするのが良いのでしょうか？リファレンスチェックを行う際のことを、その2つの情報に絞ってお伝えしていきます。
1.応募者がリファレンスチェックの対象者を選び、事前に準備を行う
・対象者の選び方のポイント
リファレンスチェックの対象者は、企業に応募した本人が選ぶということが多いですが、企業側が独自に選ぶこともあります。基本的には応募者本人が誰に回答してもらうかを選ぶときには、前職や現職の上司ということが多いです。
リファレンスチェックの対象者としてどんな人を選んだかという点も、採用側の大切な判断材料となります。元上司や役職についている人など、自分よりも立場が上の人を対象に選び、その対象者も快く応じてくれると、前職では人間関係をしっかり築けていたということが読み取れるからです。
・リファレンスチェックの対象は、上の立場だから良いというものではない
対象者を選ぶときに注意したいことが、人選での企業からの評価を気にするあまり、役職や高い立場の人でも、自分のことをよく知らない人物を選んでしまわないようにしなければいけないことです。
実際にリファレンスチェックをする時にあまり関係がなかったと分かってしまうと、評価としては逆効果になりますし、対象者が応募者のことをよく知らなければ、そもそもリファレンスチェックを行う意味がありません。
どのような人を選ぶかは多くの判断材料のうちの1つということだけですので、無理に役職の高い人を選ばず、自分のことをよく知る人を見極めることが大切になります。
・対象を選んだら、依頼と打ち合わせを行う
対象者は、自分の仕事の時間を割かなければいけないこと、普段の仕事とは違う負担が掛かること、採用に関しての大切な責任を負うことになります。
そのため応募者は、自分のために関わってくれる対象者に、丁寧な依頼をしなくてはなりません。対象者にしっかりと説明をした上で、リファレンスチェックに応じてもらいましょう。
そして、依頼をしたらあとは企業と対象者に任せれば良い、というわけではありません。リファレンスチェックの際に何を話すか、どこまで質問されるのかを対象者にあらかじめ説明をしておかないと、実際行った時にスムーズに進めることができなくなってしまいます。そのため、応募者は、対象者への丁寧な依頼、事前の打ち合わせを行う必要があります。
リファレンスチェックに選ばれた対象者は、時間を作って応募者のために動いてくれます。感謝の気持ちを忘れずに、きちんとした態度での依頼と説明を行いましょう。
2.リファレンスチェックの対象に選ばれた人がすること
・自分を選んだ応募者との打ち合わせが大切
リファレンスチェックは、応募者が面接や書類で答えたことに嘘がないかを確認するためでもありますが、企業が求める人材と応募者の働きたい環境がお互いに合っているかを確かめるためにも行われています。応募者のことをよく思い出し、質問にしっかり答えられるよう、応募者と事前に打ち合わせを行いましょう。
応募者との事前打ち合わせで話す内容は、この質問をされたらこう話ぜば良い、これはネガティブな印象になるから話してはならない、など、回答を決めておくような対策ではありません。企業と応募者のミスマッチを防ぐために、応募者がどのような人であったかを思い出して、実際のリファレンスチェックで自然に話をするために打ち合わせを行います。もしも応募者に仕事上での失敗談があったりした場合も、その失敗の後にどう対処したかもあわせて話すとポジティブな印象に変えることもできるのです。
応募者と一緒に仕事をした期間や応募者の仕事内容などは、実際のリファレンスチェックで急に聞かれてもすぐに思い出して答えることは難しいものです。そのため、事前打ち合わせでは、当時応募者が働いていた時の記憶をしっかり思い出しておくようにしましょう。事前に思い出しておけば、ありのままを伝えていくだけですので、難しいことはありません。
・リファレンスチェックでの質問の内容
リファレンスチェックを行う時は、履歴書や面接の内容の確認以外にも、応募者のことをよく知っていないと答えるのが難しいことを質問されます。
- ①応募者と対象者の関係
対象者として選んだ人との関係を確認し、嘘ではないかを確かめます。また、対象者が応募者とどれくらいの期間一緒に仕事をしたかも質問内容に入ってきます。
- ②応募者の人柄
応募者のことを近くで見ていたからこそ答えられる、応募者に関しての周りから見た性格、長所や短所を質問します。周りの人とのコミュニケーションに問題はなかったか、協力して仕事を行えていたかも質問されることがあります。
- ③応募者の仕事ぶり
普段は仕事に対してどのような姿勢で取り組んでいたか、どのような仕事内容だったか、その中で何か実績はあるか、など応募者の過去の仕事ぶりについて質問します。
- ④応募者とまた一緒に働きたいと思うか
また一緒に働きたいと思えるということは、応募者を採用した時に、他の社員とも良い関係を築くことができるということの安心材料になります。
他にも質問が追加されることもありますが、代表的なのが上記の質問です。応募者のことに詳しくないと答えられませんが、よく知っていれば答えるのはそこまで悩まなくても良いものばかりですね。
・個人情報保護法に注意
リファレンスチェックを行う時には、個人情報保護法に注意しなければなりません。個人情報とは、人種、病歴、社会的身分、犯罪の経歴などになります。
そして、どうしても個人情報と併せて回答をしなければならない質問が出てきてしまう場合には、応募者と対象者の事前打ち合わせで、あらかじめリファレンスチェックの際に話しても良いかを話し合っておく必要があります。応募者の同意を得られない場合には、個人情報になる内容を回答してはいけません。
3.まとめ
リファレンスチェックを行うときは、対象者の選び方、応募者と対象者の事前打ち合わせが大切になってきます。企業にリファレンスチェックを行いたいことを伝えられても、焦らずにしっかり準備をすることが必要です。
リファレンスチェックを行うときは、対象者の選び方、応募者と対象者の事前打ち合わせが大切になってきます。そして、誰に対象となってもらうかをしっかり考えることはもちろんですが、その対象者には誠実に接し、しっかりと準備を行うことで良い結果を残すことができるでしょう。
企業にリファレンスチェックを行いたいことを伝えられても、焦らずにしっかり準備をすることが必要です。
対象者に選ばれた場合も、応募者の印象を無理に上げようと思わず、知っていることを自然に答えることで、企業と応募者が共に働くことの手助けをすることができるのです。
リファレンスチェックを行う企業側は、どのように行えばよいか分からないという場合も多いでしょう。そんな時は、調査実績のある探偵などの調査会社にご相談ください。
