ミスマッチ防止や早期離職を防ぐリファレンスチェック。無理のない運用方法
職場のミスマッチや早期離職を防止するために有効なリファレンスチェックですが、応募者への同意はすんなりと行くものでしょうか。「できればリファレンスチェツクしたいけど、同意が得られなかったら、妥協して諦めてほうがいいのだろうか？」
そのように考えている担当者さまやオーナーさまも、いらっしゃるのではないでしょうか。
確かにリファレンスチェックは応募者にとって抵抗のあるものですが、信頼関係構築を伝えることができたら、ちゃんと分かってもらえるものです。
この記事では、リファレンスチェックの詳しい内容について記事にしています、有意義な採用活動を行いたい担当者さま、オーナーさまはぜひご覧ください。
リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、中途採用を行う際に、応募者の前職での働きぶりや人となりについて、前の職場の同僚や上司にヒアリングを行うことです。リファレンシチェツクを日本語に訳すと「経歴照会」「推薦」などという意味になります。
個人情報が色々と言われるこのご時世に、リファレンスチェックなんてできるのか？という疑問はのこります。
リファレンスチェックの実施状況
欧米や外資系企業と比べて、日本企業でのリファレンスチェックはさほど行われていません。とはいえ、頻発する職場のミスマッチや早期離職を減らすために、リファレンスチェックを行いたいと思っている企業が増えつつあります。
管理職などのポジションで採用を考えている場合は組織全体の問題にもなりますので、なんとしてもリファレンスチェックを行い、採用失敗を防ぎたいところです。
なお、応募者がリファレンスチェックを断った場合、どうしたらいいのでしょうか。それだけを不採用の理由として相手に伝えるのは難しいところです。優秀な応募者がリファレンスチェックに応じなかった場合の対処法も考えておく必要があります。
リファレンスチェックの導入方法
1.選考フローの作成時にリファレンスチェックのタイミングを決める
2.応募者にリファレンスチェックを行う事について同意を得る
3.リファレンスチェック先を選ぶ
4.リファレンスチェックの実施
実際にリファレンスチェックを導入する場合はこのような流れとなります。事前にしっかりと計画立てて行う必要があります。リファレンスチェックを行うタイミングは、「書類選考の時」「選考中」「内定の後」と考えられます。一般的には内定を出すための最後のチェックとして行われることが多いようです。
実施方法については、「応募者がリファレンス先を指定する」「人事担当者がリファレンス先を設定する」の2つの方法があります。
応募者からリファレンスチェック先を紹介してもらう
応募者にリファレンスチェックを依頼したあと、応募者が前の職場にコンタクトを取ります。前の職場でのリファレンスチェックの了承が取れたら応募者からリファレンスチェック先の連絡がきますので、その情報をもとに問い合わせます。
リファレンス先は、働きぶりや実績を評価する立場にある元上司であることがほとんどです。
応募者に同意を得て、人事や担当者がリファレンス先を探す方法
人事担当者がリファレンスを探す時は、元職場やさらにその前の職場の人事や上司に問い合わせるケースが多く見られます。応募者でなく、人事や担当者がリファレンス先を探す場合には調査会社に頼むことがあります。
調査会社のリファレンスチェックは、前の職場の人事はもとより、同僚、上司など細かい調査を行います。また、要望によっては職歴や、資格の保有、人となりを調査する素行調査なども合わせて行うことでもできます。
リファレンス先への具体的な質問例
リファレンス先にはどのような質問を行うのが適切なのでしょうか。自分の会社の都合で、相手の時間を頂戴して話を効くわけですから段取りよく行う必要があります。「勤務態度」「人柄、コミュニケーション」「能力、実績」この3つに分けて代表的な質問を挙げてみました。
勤務態度
●自己申告と比べて在籍期間、役職、職務内容の相違がないか
●自己申告と比べて年収や給与に相違はないか
●退職理由について
人柄、コミュニケーション
●人間性、長所、短所について
●仲間とのコミュニケーションは円滑だったか
●ストレス耐性。また一緒に働きたいと思うか
能力、実績
●主な業務の実績、功績
●トラブルに対しての対応
●懲戒などの賞罰がなかったか
このような質問をすることで、応募者の全体像を浮き彫りにすることができます。さらに一歩踏み込んだ質問により、より実態を明らかにすることができます。
リファレンスチェックの注意点とNG質問
以下大事な点を挙げてみたいと思います。
●必ず同意を得る
●リファレンス先への礼儀としっかりした説明
●人種、疾病についての質問はしない
この中でもつい犯してしまいがちなNG内容は、差別に繋がりかねない質問です。人種、疾病などの機微情報は事前に知識を得ておく必要があります。
応募者に同意を得るのは当たり前の話ですが、応募を辞退されそうだからといって内緒で行うのはNGです。できれば、応募前から伝えておきたいところです。選考が進んだ段階で伝えられる応募者の気持ちになって考えると、だまし討みたいな感じがしてイメージがよくないですよね。
リファレンスチェックは探偵事務所でも受け付けています
リファレンスチェックは、人事担当者が中心となって自分の会社で行う場合もありますが探偵事務所や調査会社に依頼することもできます。
自社で行う場合、ノウハウや信用がないと質問をしても思うような答えが得られないこともあります。また、質問内容によっては個人情報保護の問題にも抵触する可能性があり、若干のリスクを抱えることもあります。
調査会社や探偵事務所では、応募者の前職での仕事内容やコミュニケーション、実績など基本的な事柄に加え、普段の生活の素行まで知ることができます。より踏み込んだ調査をお望みの場合は、探偵事務所や調査会社に依頼してみるのもいいでしょう。
リファレンスチェックは会社と応募者それぞれにとって、最終的にはメリットがあります。応募者に理解してもらい、ぜひ実施しましょう。
