採用調査は本当に必要？調べるのに適切なタイミングをチェック
企業にとってかなり重要な採用面接。新入社員はもちろん中途採用社員も、事前に見極めをしっかりと行わなければ会社にとって多大な損失を生むことがあります。そこで利用したいのが「採用調査」ですが、使い方や調査のタイミングを正しく行わなければ成果は得られません。経歴詐称やトラブルメーカーとなるモンスター社員を採用しないために、今回は採用調査をするべき時期と依頼方法を解説します。
採用調査は必要？採用調査で得られるメリット
採用調査は「バックグラウンドチェック」とも呼ばれ、主に企業で採用する予定の社員に行います。企業は社員を雇用する場合に「採用の自由」が認められており、どの人材に内定を出しても構いません。しかし、採用は慎重に行わないと「面接の段階で伝えられていた情報と異なる」「以前職場でトラブルを起こしており組織の中でうまく機能しない」といったトラブルの因子を職場に招いてしまうこともあります。
とはいえ、採用調査は必要なのでしょうか。まずは調査のメリットを解説します。
一度雇用した社員を「解雇処分」するのは難しい
人材不足が嘆かれる情勢だとしても、一度採用決定した人材がいざ入社しその後解雇になるためには相当な労力と時間が必要です。事実確認や本人への通達時間などを加味すると、採用よりも相当なコストがかかります。
また、仕事に就いて報酬を得るのは生活の上での基本的な営みです。そのため、組織として成り立つ企業よりも雇用者側の方が法的に強く保護されています。人事担当者ならすぐに分かると思いますが、「解雇処分」は実行するにはかなり難しいです。
入社前に人材の持つトラブルの因子や経歴詐称を把握していれば内定取り消しが可能ですが、一度入ってしまうと余計な手間がかかるのが現状。こうした問題回避としてのメリットが採用調査にはあります。
採用がスムーズに行える
履歴書や面接などの通常の採用手順で見極めは可能ですが、「あと一押し」という内定予定者に対して採用調査を行い、結果として素晴らしい人材だったため採用となった。このようなケースでは、採用に関わる全ての人間が内定に納得しており、その後の業務がスムーズに行えます。
また、外部機関に採用調査を頼むことで冷静に内定判断が出せるというのも、メリットのひとつでしょう。重要な役割を持つ人材の採用面接ほど、数が多く時間もかかるものですが、その分失敗はできないはずです。採用調査を依頼すると、採用業務自体が円滑に回ります。
自社で行うよりはるかにリスクが低い
採用調査を調査機関に依頼せず、自社で調べたいと考える方も多いでしょう。実際にどうしても怪しいと思ったら、人事担当者が退職証明書の提示をお願いするなど調べることがあるかもしれません。しかし時間も手間もかかり、採用担当者の負担が大きくなるために十分な調査が行えません。また、採用者を調べる際に手段を間違えると「人権侵害」などにつながる恐れも考えられます。
時間と労力がかかること、そして違法性のリスクが高いため自社だけで調べるのは危険です。このリスクヘッジができるのが採用調査と言えるでしょう。
採用調査を依頼するケースとは
採用調査を依頼するにはいくつかのケースが存在します。まずは、このケースを見ていきそのあとでそれぞれに適切な調査のタイミングを考えていきましょう。
すべての内定予定者に対して行う
稀な例ですが、内定予定者すべてに対して採用調査を行う企業もあります。中途も新卒もすべて調査されるため、このケースでは全員に調査が入る旨を伝えることもあるでしょう。
採用調査自体は違法ではありません。ただし、中には「調べられたくない」と内定辞退する方もいるかもしれません。極端な例ではありますが、こうした辞退の理由は調べられて困ることがある場合が多いです。
役員など企業のキーパーソンとなる採用のとき
すべての採用において軽視すべき点はありませんが、役員やマネージャー、専門職など企業にとってキーパーソンを採用する場合は「絶対に失敗できない」と考えますよね。採用に間違いがあると損失が大きい場合は、コストをかけてでも採用調査を依頼しておくと安心です。
昇格採用のとき
アルバイトや契約社員を正式な社員として採用する際や、役職が変わる昇格の際には自社社員に向けて採用調査を行う場合があります。従業員数の多い企業では、なかなか一人一人の「実際のところ」まではしっかりと見る機会が少ないでしょう。周囲からの評判も含めて総合的に判断することで昇格採用が正しく実行できるほかに、自社内からも不満が出にくいです。
人事担当者や他社員が何かを感づいたとき
最後は人事担当者が「どうも怪しい」と思ったときです。書類や面接の上では何も問題がなくても、人事担当者の勘が働けば採用フェーズでストップがかかることでしょう。この疑惑を晴らすために採用調査があります。
適切なタイミングとは？
採用調査を行うにあたって、適したタイミングがあります。採用調査を依頼する前にぜひチェックしておきましょう。
「内定前」が適したタイミング
「中途採用面接」や「新卒採用」「重役採用」、いずれのケースでもベストなのは内定を出す前です。採用面接のメリットでも説明した通り、内定を出し入社したあとに社員に問題が発覚しても解雇するには煩雑な手段が必要です。
そのため、リスクが最も低くコストもかからない「内定を出す前」が調査の適切なタイミングと言えるでしょう。内定を早く出したい企業は調査機関をあらかじめリストアップしておく、期間を決めて予約しておくなど対策を講じておく必要があります。
「内定後」や「入社後」も調査できる
新卒採用であれば内定から入社まで期間が長く、この間に「経歴詐称」などの問題が発覚するケースもあるかもしれません。内定後でも採用調査は可能で、もし重大な詐称や問題があれば内定取り消しは正当な判断と認められる可能性が高いです。ただし、内定者への取り消しに関する説明はしっかりと行わなければなりません。
入社後の場合も同様です。採用調査はできますが、その結果処分が必要であれば「不当な対応ではない」ことを該当社員に伝えましょう。企業側の立場が悪くならないよう、十分に対話することが大切です。
まとめ
企業にとって大切な人材を決める採用。失敗が許されない業務だからこそ、採用調査を依頼するメリットは多いです。ご紹介したように採用調査は内定前が適したタイミングで、内定前に調査期間を設けておく必要があります。興信所の選定や依頼は早めに行うと安心。まずは相談から始めてみましょう。
